Agence de promotion économique du Canada atlantique
Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels
Rapport annuel au Parlement
Du 1er avril 2007 au 31 mars 2008
PRÉFACE
Établie en 1987, l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) est un organisme fédéral dont le siège social se trouve à Moncton, au Nouveau-Brunswick. L’APECA administre des bureaux régionaux et des bureaux de district dans diverses localités des quatre provinces de l’Atlantique. Ces bureaux sont dirigés à partir de chaque capitale provinciale par les vice-présidents régionaux, qui ont la responsabilité d’exécuter les programmes de l’APECA dans leur province respective. Par l’entremise de son bureau d’Ottawa, l’APECA veille à ce que les intérêts du Canada atlantique soient représentés dans les politiques et les programmes élaborés par d’autres ministères et organismes de l’administration fédérale.
L’APECA travaille en collaboration avec la population de la région de l’Atlantique pour consolider le tissu économique des collectivités locales et renforcer la compétitivité de la région. L’Agence agit également de concert avec des partenaires gouvernementaux, le secteur privé, des établissements universitaires et des organismes non gouvernementaux pour favoriser les possibilités de développement économique et promouvoir l’innovation afin de répondre aux besoins des entreprises, des organismes, des personnes et des collectivités. Ces efforts s’inscrivent dans le cadre du mandat de l’APECA, qui est de « favoriser le développement économique de la région de l’Atlantique et, tout particulièrement, d’accroître les revenus gagnés et les perspectives d’emploi dans la région. »
L’APECA offre un large éventail de programmes et de services aux aspirants entrepreneurs, aux propriétaires et aux dirigeants d’entreprises, aux organisations non commerciales, aux collectivités ainsi qu’aux établissements d’enseignement et de recherche partout dans la région.
Le ministre d’État de l’APECA est également responsable de la Société d’expansion du Cap-Breton (SECB). Cependant, la SECB est une société d’État tout à fait distincte de l’APECA et elle présente son propre rapport au Parlement sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
TABLE DES MATIÈRES
PARTIE I : RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION
1. INTRODUCTION
2. DÉLÉGATION DE POUVOIRS
3. FONDS DE RENSEIGNEMENTS
4. SALLE DE LECTURE
5. ÉTUDES ET ACTIVITÉS DE FORMATION
6. POLITIQUES ET PROCÉDURES
7. PLAINTES
8. INTERPRÉTATION DU RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION
ANNEXE A – INSTRUMENT DE DÉLÉGATION – LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION
ANNEXE B – RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION
ANNEXE C – FRÉQUENCE DES EXCEPTIONS INVOQUÉES ET DES EXCLUSIONS CITÉES, PAR ARTICLE DE LA LOI SUR L’ACCESS À L’INFORMATION
PARTIE II : RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
1. INTRODUCTION
2. DÉLÉGATION DE POUVOIRS
3. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
4. ACTIVITÉS DE COUPLAGE ET D’ÉCHANGE DE DONNÉES
5. ÉTUDES ET ACTIVITÉS DE FORMATION
6. DIVULGATION AUTORISÉE AUX TERMES DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
7. POLITIQUES ET PROCÉDURES
8. FONDS DE RENSEIGNEMENTS
9. INTERPRÉTATION DU RAPPORT STATISTIQUE CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
ANNEXE A – INSTRUMENT DE DÉLÉGATION – LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
ANNEXE B – RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
PARTIE I : RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION
1. INTRODUCTION
La Loi sur l’accès à l’information (Statuts révisés du Canada, chapitre A-1, 1985) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.
Cette Loi donne à tous les individus et à toutes les entités juridiques qui se trouvent au Canada, sous réserve de certaines conditions bien déterminées et limitées, un accès à l’information détenue dans les documents du gouvernement fédéral.
Selon l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information, le responsable de toute institution fédérale doit préparer, à la fin de chaque exercice, un rapport sur l’application de cette loi dans son institution aux fins de présentation au Parlement.
Le présent rapport annuel décrit comment l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) s’est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.
Le mandat de l’APECA est de favoriser le développement économique de la région de l’Atlantique et, tout particulièrement, d’accroître les revenus gagnés et les perspectives d’emploi dans la région.
2. DÉLÉGATION DE POUVOIRS
Aux fins de l’application de la Loi sur l’accès à l’information, la présidente délègue une partie de son pouvoir de signature à la vice-présidente des Finances et Services corporatifs, au secrétaire général et à la directrice-coordonnatrice de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Une copie de l’instrument de délégation pour la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’annexe A.
La Division de l’AIPRP, qui se trouve au siège social de l’APECA à Moncton (Nouveau Brunswick), veille à l’application et à l’observation de la Loi. La directrice-coordonnatrice de l’AIPRP rend compte au secrétaire général de l’Agence qui, à son tour, rend compte à la vice-présidente, Finances et Services corporatifs. Normalement, la Division compte aussi quatre agents et deux préposés au soutien, mais elle ne disposait pas de son effectif complet durant la présente période de rapport.
Les directions générales et les bureaux régionaux veillent également à l’administration de la Loi à l’Agence, et chaque secteur organisationnel compte un agent de liaison qui coordonne le processus de repérage des documents.
3. FONDS DE RENSEIGNEMENTS
La Loi exige que l’Agence fournisse une description de son organisation, de ses responsabilités en matière de programmes et de ses catégories de documents dans la publication Info Source – Sources de renseignements fédéraux du Conseil du Trésor. Cette publication, mise à jour chaque année, est accessible dans les bibliothèques publiques et universitaires, les bureaux de circonscription des députés fédéraux et dans Internet à l’adresse www.infosource.gc.ca.
L’Agence s’est vu attribuer la cote « possibilité d’amélioration » lors de l’évaluation de 2007 2008 fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion pour ce qui est de l’efficacité de la gestion de l’information. Elle a obtenu cette cote par suite de l’examen du contenu relatif à l’Agence dans les publications d’Info Source. Ainsi, la Division de l’AIPRP a déterminé certaines améliorations à apporter en priorité en février et en mars 2008.
À ce sujet, le personnel de l’AIPRP de l’APECA a rencontré les représentants du Conseil du Trésor pour discuter de certains changements qui permettraient à l’APECA d’améliorer sa cote. En outre, la Division a créé un comité de travail sur Info Source chargé d’examiner l’information qui se trouvait à ce moment-là dans le chapitre d’Info Source ayant trait à l’Agence et d’apporter les améliorations telles que recommandées par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
La Division de l’AIPRP élaborera une fiche de renseignements dans le but d’informer les employés de l’Agence des exigences relatives aux publications d’Info Source conformément à la Loi sur l’accès à l’information. La fiche de renseignements rappellera aux employés la nécessité de communiquer à la Division de l’AIPRP tous les nouveaux fonds de renseignements créés ainsi que tous les changements apportés aux programmes et aux activités déjà en cours à l’Agence.
4. SALLE DE LECTURE
La bibliothèque de l’Agence, au siège social à Moncton, a été désignée comme salle de lecture pour l’examen des documents publics et des publications.
5. ÉTUDES ET ACTIVITÉS DE FORMATION
En juin 2007, le personnel de l’AIPRP a donné trois séances d’information sur la Loi sur l’accès à l’information auxquelles ont participé 83 employés du bureau régional de l’APECA au Nouveau Brunswick. Le vice-président de ce bureau a déterminé que la participation à ces séances était obligatoire pour tous les employés. La Division de l’AIPRP prévoit offrir la séance d’information aux employés du siège social et aux autres employés du bureau régional du Nouveau Brunswick qui ne l’ont pas encore suivie au cours de l’exercice 2009 2010.
Durant la période visée par le rapport, les employés de la Division de l’AIPRP ont participé à diverses séances de formation, dont quatre qui ont été offertes par vidéoconférence par le Secrétariat du Conseil du Trésor et trois, par l’École de la fonction publique du Canada et par des organismes de formation privés. Deux agents de l’AIPRP ont également participé à deux conférences sur l’AIPRP.
Le personnel de l’AIPRP sensibilise et oriente continuellement les employés, les tiers et les demandeurs à l’égard des exigences de la Loi sur l’accès à l’information en assurant un dialogue continu. Durant la période visée par le rapport, les agents de l’AIPRP ont répondu à 51 demandes de renseignements de collègues, auxquels ils ont donné des conseils et de l’orientation, sur divers sujets se rapportant aux lois et aux règlements en matière d’accès à l’information. La Division de l’AIPRP élabore des fiches de renseignements afin de guider les employés de l’Agence et de les informer des changements apportés aux politiques relatives à la Loi sur l’accès à l’information. Ces fiches de renseignements seront disponibles sur le site intranet de l’Agence.
6. POLITIQUES ET PROCÉDURES
L’Agence diffuse régulièrement de manière non officielle toute information qui ne répond pas aux critères établis pour une exemption ou qui n’est pas exclue en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Durant la période visée par le rapport, l’Agence à répondu à neuf demandes non officielles d’accès à l’information. En outre, les agents de l’AIPRP ont passé en revue des documents rédigés dans le but de répondre à 25 questions parlementaires durant l’exercice.
Divulgation proactive
Le compte rendu exhaustif des demandes traitées récemment en vertu de la Loi sur l’accès à l’information par l’Agence est affiché sur son site Web. La liste met l’accent sur les sujets susceptibles d’intéresser le grand public. L’adresse du site est http://www.acoa-apeca.gc.ca/Français/Responsabilisation/Accesalinformation/Pages/ATIPRequests.aspx?ProgramID= .
L’Agence appuie l’accessibilité accrue de l’information du gouvernement au public. À ce chapitre, l’Agence a été l’un des premiers organismes du gouvernement à créer une page Web où le grand public peut accéder à une base de données sur les projets approuvés. La base de données est également disponible à l’adresse http://pub.acoa-apeca.gc.ca/atip/f/content/default.asp .
La Division de l’AIPRP passe en revue tous les rapports de vérifications internes et les rapports d’évaluation avant de les diffuser sur son site Web. Durant la période visée par le rapport, la Division a vérifié quatre rapports aux fins de diffusion. Depuis l’entrée en vigueur de la nouvelle politique en 2006, la Division de l’AIPRP a passé en revue 22 rapports en tout. Ces rapports sont accessibles sur le site Web de l’Agence à l’adresse http://www.acoa-apeca.gc.ca/Français/Responsabilisation/Verificationsetevaluations/Pages/Home.aspx?ProgramID= .
Examen de dossiers sélectifs
Lorsque les dossiers sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada (BAC), la responsabilité en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels est également transférée. Afin de faciliter le traitement des demandes d’information, BAC exige que tous les organismes fédéraux lui fournissent des recommandations en matière d’accès avant que les dossiers sélectifs ne soient archivés. Par conséquent, tous les dossiers sélectifs de l’Agence sont passés en revue par des agents de l’AIPRP avant d’être transférés à BAC.
L’Agence a été avisée de cette exigence en juillet 2007. Depuis, la Division de l’AIPRP a examiné 45 boîtes de dossiers. En ce moment, il y a encore 65 boîtes de dossiers à examiner.
AccessPro Case Management
En janvier 2007, l’Agence a mis à niveau son système de gestion de cas, remplaçant le système ATIP Flow par le système AccessPro Case Management. Le changement de système a engendré un certain nombre de problèmes liés à la création de rapports. Des améliorations apportées de façon continue au système et les consultations avec Privasoft devraient contribuer à résoudre la situation.
Divulgation de l’identité des promoteurs de projets
Une des politiques de l’Agence consistait à garder confidentielle l’identité des promoteurs de projets jusqu’à la conclusion d’une entente de contribution. Désormais, à la demande du commissaire à l’information, la Division de l’AIPRP demande aux candidats non retenus dans le cadre du Fonds d’innovation de l’Atlantique de présenter leurs observations avant de divulguer leur identité. L’identité des requérants est gardée confidentielle lorsque les observations appuient l’exemption en vertu de l’article 20 de la Loi sur l’accès à l’information.
7. PLAINTES
Deux plaintes ont été déposées contre l’APECA auprès du Commissariat à l’information au cours de l’exercice 2007 2008. Outre les sept plaintes reportées de l’exercice précédent, cela portait le nombre total de dossiers actifs à neuf. De ce nombre, une plainte a été jugée fondée et a été réglée lorsque l’APECA a divulgué l’information demandée. Cette plainte visait l’article 19 et les alinéas 20(1)c) et d) de la Loi. L’Agence a par ailleurs pris des mesures correctives pour résoudre les huit autres plaintes. Les dossiers de ces plaintes seront fermés lorsque le Commissariat à l’information aura fourni ses conclusions.
8. INTERPRÉTATION DU RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION
Les paragraphes suivants ont pour objet d’aider le lecteur à interpréter l’information donnée à l’annexe B.
I : DEMANDES TRAITÉES
En tout, 64 demandes ont été traitées par l’Agence pendant l’exercice 2007 2008. Durant la période visée par le rapport, 47 nouvelles demandes ont été reçues, soit 22 demandes (32 %) de moins qu’au cours de l’exercice précédent. En outre, 17 demandes ont été reportées de la période précédente.
Les entreprises étaient le principal groupe client. Pendant la période visée par le rapport, 15 demandes d’accès à l’information (32 %) provenaient de ce groupe. Voici la répartition des demandeurs :
| Médias |
12 |
| Milieu universitaire |
0 |
| Entreprises * |
15 |
| Organismes |
13 |
| Public |
7 |
* Cette catégorie comprend les courtiers en information.
En 2007-2008, l’Agence a répondu à 35 consultations en provenance d’autres organismes gouvernementaux, dont 33 reçues durant l’exercice. Elle a aussi entrepris 60 consultations auprès d’autres organismes gouvernementaux et elle a soumis à 14 reprises des documents au Bureau du Conseil privé en vue de la certification de la confidentialité des documents. En outre, l’Agence a envoyé 197 avis à des tiers aux termes de l’article 27, et 39 avis aux termes de l’article 28 de la Loi.
II : DEMANDES ENTIÈREMENT TRAITÉES
En réponse aux 54 demandes traitées en 2007 2008, l’Agence a donné accès à des documents, en totalité ou en partie, à 43 reprises. Ces réponses ont nécessité l’examen, page par page, de documents comptant au total environ 12 000 pages. Des 11 autres demandes :
- une a été transférée au ministère fédéral concerné;
- trois n’ont pas pu être traitées parce qu’aucun document n’existait;
- cinq ont été retirées par les demandeurs;
- deux comprenaient des documents qui étaient exemptés dans leur totalité.
III ET IV : EXCEPTIONS INVOQUÉES ET EXCLUSIONS CITÉES
Comme au cours des années précédentes, les deux principales exceptions invoquées avaient trait aux dispositions obligatoires sur les renseignements personnels (article 19) et les renseignements de tiers (article 20). L’annexe C présente les statistiques sur la fréquence des exceptions invoquées et des exclusions citées au cours des trois dernières périodes de rapport.
V ET VI : DÉLAIS D’EXÉCUTION ET PROROGATIONS
Les délais de traitement des 53 demandes traitées par l’Agence en 2007 2008 sont présentés ci dessous (la demande qui a été transférée à un autre ministère fédéral n’est pas comptabilisée) :
- 16 en 30 jours ou moins (30 %);
- 12 entre 31 et 60 jours (23 %);
- 12 entre 61 et 120 jours (23 %);
- 13 en 121 jours ou plus (24 %).
L’Agence a répondu à 30 demandes (56 %) dans les délais impartis par la Loi, ce qui représente une augmentation de 10 % par rapport au rendement de l’Agence à ce chapitre durant l’exercice précédent. Il convient de noter que la majeure partie des demandes traitées par l’Agence nécessitent la consultation de tierces parties en vertu de l’article 27 de la Loi. Or, il a été déterminé que plus de la moitié des tierces parties ne répondent jamais dans les délais demandés, ce qui empêche par le fait même l’Agence de répondre dans les délais prévus par la Loi.
Des prorogations dépassant le délai prescrit de 30 jours ont été requises dans 55 cas pour permettre la consultation d’un grand nombre de documents, d’autres institutions du gouvernement ou des tiers, conformément à l’article 27 de la Loi.
- 9(1)a) – Temps de recherche : 5
- 9(1)b) – Consultations : 23
- 9(1)c) – Consultations avec les tiers : 27
VII : SERVICES DE TRADUCTION
Aucun service de traduction n’a été requis au cours de l’exercice relativement aux demandes d’accès à l’information.
VIII : MODE D’ACCÈS
Dans la plupart des cas où l’accès a été accordé au cours des trois derniers exercices, l’Agence a fourni aux demandeurs des copies complètes ou partielles de documents. L’Agence a répondu à plusieurs demandes par courrier électronique et a fourni des réponses sous format électronique, comme on le lui avait demandé.
IX : FRAIS
La Loi sur l’accès à l’information autorise le responsable d’une institution fédérale à exiger des frais pour certaines activités liées au traitement des demandes officielles présentées en vertu de la Loi. En plus des frais de demande de 5 $, des frais de recherche, de préparation et de reproduction peuvent également être exigés. La structure actuelle des frais est précisée dans le Règlement sur l’accès à l’information. Aucun droit n’est exigé pour l’examen de documents ou pour couvrir les frais généraux ou les frais d’expédition. De plus, conformément à l’article 11 de la Loi, aucun droit n’est perçu pour les cinq premières heures nécessaires à la recherche de documents ou à la préparation de la partie communicable de ces documents.
Conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor, l’Agence renonce automatiquement aux frais de moins de 25 $. Lorsque les frais dépassent 25 $, l’Agence examine au cas par cas les demandes de renonciation aux frais. Lorsqu’elle étudie ces demandes, l’Agence tient compte des coûts de traitement de chaque demande de consultation et de l’intérêt public qui découle de la publication de l’information accessible. En 2007 2008, l’Agence n’a perçu aucuns frais de ce genre.
L’Agence a renoncé aux frais dans le cas de quatre demandes qui ont été jugées d’intérêt public, et elle a renvoyé à deux demandeurs qui ont renoncé à leur demande les droits qu’ils avaient payés. Une somme de 240 $ a été recueillie en frais de demande et de reproduction pendant la période visée. L’APECA a renoncé à une somme totale de 2 823 $ dans l’intérêt du public.
X : COÛTS
En 2007-2008, le coût direct de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, y compris les séances de formation et d’information, a totalisé 342 255 $, soit 317 868 $ en salaires, représentant 5,54 années-personnes, et 24 387 $ en frais d’administration.
ANNEXE A
|
INSTRUMENT DE DÉLÉGATION - LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION |
|
Dispositions de la Loi sur l'accès à l'information |
Vice-présidente, Finances et Services corporatifs |
Secrétaire général |
Coordonnatrice, AIPRP |
| 7a) Notification |
X |
X |
X |
| 8(1) Transmission de la demande |
X |
X |
X |
| 9 Prorogation du délai |
X |
X |
X |
| 11(2), (3), (4), (5) et (6) Frais de communication |
X |
X |
X |
| 12(2) et (3) Version de la communication et support de substitution |
X |
X |
X |
| 13 Renseignements obtenus à titre confidentiel |
X |
|
|
| 14 Affaires fédéro-provinciales |
X |
|
|
| 15(1) Affaires internationales et défense |
X |
|
|
| 16 Enquêtes |
X |
|
|
| 17 Sécurité des individus |
X |
|
|
| 18 Intérêts économiques du Canada |
X |
|
|
| 19 Renseignements personnels |
X |
|
|
| 20 Renseignements de tiers |
X |
|
|
| 21 Avis |
X |
|
|
| 22 Examens et vérifications |
X |
|
|
| 23 Secret professionnel des avocats |
X |
|
|
| 24 Interdictions fondées sur d'autres lois |
X |
|
|
| 25 Prélèvements |
X |
X |
X |
| 26 Publication |
X |
X |
|
| 27(1) et (4) Avis aux tiers |
X |
X |
X |
| 28(1), (2) et (4) Observations des tiers et décision |
X |
X |
X |
| 29(1) Recommandation du Commissaire à l'information |
X |
X |
|
| 33 Avis aux tiers |
X |
X |
X |
| 35(2) Droit de présenter des observations |
X |
X |
X |
| 37(4) Communication accordée |
X |
X |
X |
| 43(1) Avis au tiers (demande d'examen à la Cour fédérale) |
X |
X |
X |
| 44(2) Avis au demandeur (présentation d'une demande à la Cour fédérale par un tiers) |
X |
X |
X |
| 52(2) et (3) Règles spéciales |
X |
X |
X |
| 69 Documents exclus |
X |
X |
|
Approuvé le 14 décembre 2006
ANNEXE B
ANNEXE C
Fréquence des exceptions invoquées et des exclusions citées, par article de la Loi sur l’accès à l’information (Veuillez prendre note que l’article n’est mentionné qu’une fois pour chaque demande.)
|
Article |
Description de l'article |
Fréquence |
|
2007-2008 |
2006-2007 |
2005-2006 |
| 13(1)a) |
Renseignements obtenus à titre confidentiel d'un gouvernement d'un État étranger |
1 |
1 |
0 |
| 13(1)c) |
Renseignements obtenus à titre confidentiel d'un gouvernement provincial |
1 |
3 |
2 |
|
14 |
Affaires fédéro-provinciales |
0 |
3 |
5 |
| 14a) |
Consultations ou délibérations fédéro-provinciales |
2 |
1 |
4 |
| 14b) |
Orientations ou mesures adoptées par le gouvernement du Canada touchant la conduite des affaires fédéro-provinciales |
0 |
0 |
1 |
| 16(1)a) |
Application de la loi et enquêtes |
0 |
1 |
0 |
| 16(1)c) |
Application de la loi et enquêtes |
1 |
0 |
0 |
| 16(2) |
Application de la loi et enquêtes - Sécurité |
2 |
10 |
23 |
| 18b) |
Intérêts économiques du Canada - nuire à la compétitivité d'une institution fédérale |
5 |
0 |
1 |
| 18d) |
Intérêts économiques du Canada - matériel préjudiciable aux intérêts financiers du Canada |
2 |
0 |
1 |
| 19(1) |
Renseignements personnels, selon la définition de la Loi sur la protection des renseignements personnels |
19 |
33 |
57 |
| 20(1)a) |
Renseignements de tiers - Secrets industriels de tiers |
2 |
3 |
1 |
| 20(1)b) |
Renseignements confidentiels de tiers |
15 |
29 |
50 |
| 20(1)c) |
Renseignements de tiers - Perte ou profit financier, ou susceptible de nuire à la compétitivité d'un tiers |
13 |
19 |
39 |
| 20(1)d) |
Renseignements de tiers - Entrave des négociations menées par un tiers |
17 |
25 |
48 |
| 21(1)a) |
Avis ou recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre de l'État |
10 |
13 |
19 |
| 21(1)b) |
Compte rendu de consultations ou délibérations du gouvernement ou d'un ministre de l'État |
16 |
24 |
36 |
| 21(1)c) |
Positions envisagées dans le cadre de négociations menées ou à mener par le gouvernement du Canada ou en son nom |
11 |
26 |
42 |
| 21(1)d) |
Projets relatifs à la gestion du personnel ou à l'administration d'une institution fédérale qui n'ont pas encore été mis en œuvre |
3 |
4 |
8 |
|
23 |
Secret professionnel des avocats |
4 |
4 |
4 |
|
24 |
Interdictions fondées sur d'autres lois |
2 |
2 |
1 |
|
26 |
Refus de communication en cas de publication |
1 |
0 |
0 |
| 68a) |
La loi ne s'applique pas aux documents suivants : Documents publiés ou mis en vente dans le public |
3 |
9 |
4 |
| 69(1)a) |
Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada - Notes |
2 |
2 |
0 |
| 69(1)c) |
Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada - Ordre du jour et procès-verbaux des délibérations du Cabinet |
2 |
1 |
0 |
| 69(1)e) |
Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada - Documents d'information à l'usage des ministres |
2 |
0 |
1 |
| 69(1)g) |
Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada - Documents contenant des renseignements relatifs à la teneur des documents visés aux alinéas a) à f) |
6 |
5 |
2 |
PARTIE II : RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
1. INTRODUCTION
La Loi sur la protection des renseignements personnels (Statuts révisés du Canada, chapitre P 21, 1985) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.
La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux personnes le droit d’accéder aux renseignements personnels détenus sur eux-mêmes par les organisations du gouvernement fédéral qui figurent dans l’annexe de la Loi et d’en demander la correction. La Loi oblige aussi ces organisations à respecter le droit à la vie privée en limitant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.
Selon l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de toute institution fédérale doit préparer, à la fin de chaque exercice, un rapport sur l’application de cette loi en ce qui concerne son institution aux fins de présentation au Parlement.
Le présent rapport annuel a pour objet de décrire comment l’Agence de promotion économique du Canada atlantique s’est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Le mandat de l’APECA est de favoriser le développement économique de la région de l’Atlantique et, tout particulièrement, d’accroître les revenus gagnés et les perspectives d’emploi dans la région.
2. DÉLÉGATION DE POUVOIRS
Aux fins de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la présidente délègue une partie de son pouvoir de signature à la vice-présidente des Finances et Services corporatifs, au secrétaire général et à la directrice-coordonnatrice de la Division de l’AIPRP. Une copie de l’instrument de délégation pour la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe A.
La Division de l’AIPRP, qui se trouve au siège social de l’APECA à Moncton (Nouveau Brunswick), veille à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La directrice-coordonnatrice de l’AIPRP rend compte au secrétaire général de l’Agence qui, à son tour, rend compte à la vice-présidente, Finances et Services corporatifs. La Division de l’AIPRP compte quatre agents et deux préposés au soutien, mais elle ne disposait pas de son effectif complet durant la présente période de rapport.
Les directions générales et les bureaux régionaux veillent également à l’administration de cette Loi à l’Agence. Chaque secteur organisationnel compte un agent de liaison qui coordonne le processus de repérage des documents.
3. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
Il n’y a eu aucune exigence relative à la nouvelle évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP) ou à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) durant la période visée par ce rapport. L’Agence n’a pas rempli ni envoyé d’autres EPFVP ou EFVP au Commissariat à la protection de la vie privée.
4. ACTIVITÉS DE COUPLAGE ET D’ÉCHANGE DE DONNÉES
L’Agence n’a pas participé à de nouvelles activités de couplage ou d’échange de données en 2007 2008.
Au besoin, des activités de couplage de données avec l’Agence du revenu du Canada (ARC) sont menées pour joindre un débiteur ou un créancier de Sa Majesté la Reine du chef du Canada et recouvrer la créance en vertu de l’alinéa 8(2)l) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces échanges se font, au besoin, entre les agents de recouvrement de l’Agence et les représentants de l’ARC.
Des activités internes d’échange d’information sont menées à des fins de recouvrement des créances de Sa Majesté la Reine du chef du Canada. Ces échanges sont faits, au besoin, entre les agents de programmes, les agents de recouvrement et les Services juridiques.
Des activités externes d’échange d’information sont également menées si l’Agence soupçonne un client d’avoir commis une infraction criminelle; elle transfère alors le dossier à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) ou à Justice Canada. Dans ces cas, l’échange de renseignements se fait entre l’agent de programme responsable du dossier, les Services juridiques de l’APECA et la GRC.
L’Agence transmet à l’ARC, à des fins de calcul de l’impôt sur le revenu, le numéro d’assurance sociale des membres du Conseil de promotion économique du Canada atlantique ainsi que des membres du Conseil consultatif du Fonds d’innovation de l’Atlantique et des pairs chargés des examens des dossiers.
5. ÉTUDES ET ACTIVITÉS DE FORMATION
Trois agents de l’AIPRP ont suivi la formation d’une demi-journée sur l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée offerte par le Secrétariat du Conseil du Trésor en octobre 2007. La formation s’est déroulée par vidéoconférence.
En juin 2007, la Division de l’AIPRP a donné trois séances d’information sur la Loi sur la protection des renseignements personnels auxquelles ont participé 83 employés du bureau régional de l’APECA au Nouveau Brunswick. Le vice-président de ce bureau a déterminé que la participation à ces séances était obligatoire pour tous les employés. La Division de l’AIPRP prévoit offrir la séance d’information aux employés du siège social et aux autres employés du bureau régional du Nouveau Brunswick qui ne l’ont pas encore suivie durant l’exercice 2009 2010.
Le personnel de l’AIPRP sensibilise et oriente continuellement les employés de l’APECA, les tiers et les demandeurs à l’égard des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels en assurant un dialogue continu. Durant la période visée par le rapport, la Division a été consultée à douze reprises pour l’obtention de conseils et d’orientation sur des questions se rapportant aux lois et aux règlements en matière de protection des renseignements personnels. La Division de l’AIPRP consigne dans un journal toutes les demandes de conseils qu’elle reçoit.
La Division de l’AIPRP élabore des fiches de renseignements afin d’informer les employés des exigences liées à la protection des renseignements personnels. L’Agence compte afficher sur son site intranet les fiches de renseignements suivantes au cours du prochain exercice :
- la prévention du vol d’identité;
- la vie privée au travail;
- l’envoi de renseignements personnels par fax;
- l’accès à ses propres renseignements personnels et la procédure à suivre pour déposer une plainte;
- l’atteinte à la vie privée – liste de vérification;
- le réseautage social et la vie privée.
La Division de l’AIPRP élaborera aussi une fiche de renseignements dans le but d’informer les employés de l’Agence au sujet des exigences relatives aux publications d’Info Source conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La fiche de renseignements rappellera aux employés les limites à respecter quant à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels et la nécessité de consulter la Division de l’AIPRP avant de mettre en œuvre toute nouvelle activité ou tout nouveau programme qui exige la collecte de renseignements personnels.
6. DIVULGATION AUTORISÉE AUX TERMES DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Au cours de la période visée par le rapport, l’Agence a divulgué des renseignements personnels se rapportant à un de ses employés aux termes du sous alinéa 8(2)m)ii) de la Loi. L’Agence n’a divulgué aucun renseignement en vertu des alinéas 8(2)e), f) et g) en 2007 2008.
7. POLITIQUES ET PROCÉDURES
L’Agence n’a apporté aucun changement important à ses procédures au cours de l’exercice visé par le présent rapport.
La Division de l’AIPRP a fait l’ébauche de lignes directrices internes sur les atteintes à la vie privée en se fondant sur les lignes directrices publiées par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ce document a pour but de donner aux employés de l’Agence de l’orientation afin de prévenir de tels incidents et de déterminer les mesures qui s’imposent si jamais il devait y avoir atteinte à la vie privée. L’agent de sécurité de l’Agence passe actuellement ce document en revue.
8. FONDS DE RENSEIGNEMENTS
Les publications Info Source – Sources de renseignements fédéraux et Sources de renseignements sur les employés fédéraux contiennent une liste des Fichiers de renseignements personnels que détient l’Agence.
On peut avoir accès à Info Source dans les bibliothèques publiques et universitaires, les bureaux de circonscription des députés fédéraux et dans Internet à l’adresse www.infosource.gc.ca.
L’Agence s’est vu attribuer la cote « possibilité d’amélioration » lors de l’évaluation de 2007 2008 fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion en ce qui a trait à l’efficacité de la gestion de l’information. Elle a obtenu cette cote par suite de l’examen, par le portefeuille du Conseil du Trésor, du contenu relatif à l’Agence dans les publications d’Info Source. Une rencontre avec des représentants du Conseil du Trésor a permis de déterminer qu’une grande quantité de renseignements personnels sous la garde de l’Agence n’avaient pas été identifiés et décrits correctement en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ainsi, la Division de l’AIPRP a déterminé que ce travail était prioritaire pour février et mars 2008. L’Agence s’attend à recevoir une cote plus élevée lors de la prochaine série d’évaluations.
9. INTERPRÉTATION DU RAPPORT STATISTIQUE CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les paragraphes suivants ont pour objet d’aider le lecteur à interpréter l’information donnée à l’annexe B.
I : DEMANDES TRAITÉES
Dans le cadre de son mandat législatif, l’Agence recueille une quantité minime de renseignements personnels. En tout, durant l’exercice 2007 2008, l’Agence n’a traité qu’une seule demande présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Aucune demande n’a été reportée de la période précédente.
II : DEMANDES ENTIÈREMENT TRAITÉES
Pour répondre à la demande reçue, l’Agence a procédé à l’examen, page par page, de documents comptant au total 109 pages. Les documents demandés ont été divulgués en partie au demandeur.
III et IV : EXCEPTIONS INVOQUÉES ET EXCLUSIONS CITÉES
Aucune exception ou exclusion n’a été invoquée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en réponse à la demande présentée et traitée au cours de la période visée par le rapport. Cependant, l’alinéa 21(1)b) de la Loi sur l’accès à l’information a été invoqué pour protéger des délibérations tenues entre les représentants du gouvernement.
V et VI : DÉLAI D’EXÉCUTION ET PROROGATIONS
Le traitement de la demande présentée s’est fait dans le délai imparti par la Loi. Une prorogation de 30 jours a été demandée en vertu de l’alinéa 15a)(ii) de la Loi puisque des consultations s’avéraient nécessaires pour répondre à la demande et que ces consultations rendaient pratiquement impossible l’observation du délai initial.
VII : SERVICES DE TRADUCTION
Aucun service de traduction n’a été requis au cours de l’exercice relativement à la demande d’information.
VIII : MODE D’ACCÈS
L’Agence a fourni des copies de documents expurgés en réponse à la demande présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
IX : CORRECTIONS ET MENTION
L’Agence n’a reçu aucune demande de corrections au cours de l’exercice.
X : COÛTS
En 2007-2008, le coût de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris la formation, a été de 18 002 $, soit 16 719 $ en salaires, représentant 0,29 année-personne, et 1 283 $ en frais d’administration.
ANNEXE A
|
INSTRUMENT DE DÉLÉGATION - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS |
|
Dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels |
Vice-présidente, Finances et Services corporatifs |
Secrétaire général |
Coordonnatrice, AIPRP |
| 8(2)j) Communication de renseignements personnels à des fins de recherche |
X |
X |
X |
| 8(2)m) Communication de renseignements personnels dans l'intérêt du public ou de l'individu concerné |
X |
X |
X |
| 8(4) Conserver une copie des demandes reçues et des renseignements communiqués en vertu de l'alinéa 8(2)e) |
X |
X |
X |
| 8(5) Informer le Commissaire à la protection de la vie privée d'une communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) |
X |
X |
X |
| 9(1) Conserver un relevé des cas d'usage |
X |
X |
X |
| 9(4) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée des usages compatibles et modifier le répertoire |
X |
X |
X |
| 10 Renseignements personnels versés dans les fichiers de renseignements personnels |
X |
X |
X |
| 14 Traiter la demande en moins de 30 jours; donner accès ou donner avis |
X |
X |
X |
| 15 Prorogation du délai de traitement |
X |
X |
X |
| 17(2)b) Décision de faire traduire les renseignements ou non |
X |
X |
X |
| 18(2) Droit de refuser de communiquer des renseignements contenus dans un fichier inconsultable |
X |
|
|
| 19(1) Refuser la communication des renseignements personnels obtenus à titre confidentiel d'un autre gouvernement |
X |
|
|
| 19(2) Droit de communiquer des renseignements personnels visés au paragraphe 19(1) si le gouvernement qui les a fournis consent à la communication ou rend les renseignements publics |
X |
|
|
| 20 Droit de refuser la communication des renseignements dont la divulgation risquerait de porter préjudice à la conduite des affaires fédéro-provinciales |
X |
|
|
| 21 Droit de refuser la communication des renseignements dont la divulgation risquerait de porter préjudice à la conduite des affaires internationales et à la défense |
X |
|
|
| 22 Droit de refuser la communication de renseignements préparés par un organisme d'enquête, ainsi que de renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à l'application des lois ou à la sécurité des établissements pénitentiaires |
X |
|
|
| 23 Droit de refuser la communication de renseignements préparés par un organisme d'enquête lors des enquêtes de sécurité |
X |
|
|
| 24 Droit de refuser la communication de renseignements recueillis par le Service canadien des pénitenciers, le Service correctionnel du Canada ou la Commission nationale des libérations conditionnelles pendant que la personne était sous le coup d'une condamnation, si les conditions de l'article sont respectés |
X |
|
|
| 25 Droit de refuser la communication de renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à la sécurité des individus |
X |
|
|
| 26 Droit de refuser la communication de renseignements qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande et obligation de refuser cette communication dans les cas où elle est interdite en vertu de l'article 8 |
X |
|
|
| 27 Droit de refuser la communication de renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client |
X |
|
|
| 28 Droit de refuser la communication de renseignements qui portent sur l'état physique ou mental de l'individu qui en demande communication, dans les cas où la prise de connaissance par l'individu concerné des renseignements qui y figurent desservirait celui-ci |
X |
|
|
| 31 Recevoir l'avis d'enquête du Commissaire à la protection de la vie privée |
X |
X |
X |
| 33(2) Droit de présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête |
X |
X |
X |
| 35(1) Recevoir le rapport des constatations du Commissaire à la protection de la vie privée et donner avis des mesures prises |
X |
X |
X |
| 35(4) Donner au plaignant accès aux renseignements, après avoir donné avis conformément à l'alinéa 35(1)b) |
X |
X |
X |
| 36(3) Recevoir le rapport des constatations du Commissaire à la protection de la vie privée sur l'enquête visant un fichier inconsultable |
X |
X |
X |
| 37(3) Recevoir le rapport du Commissaire à la protection de la vie privée par suite d'une enquête en matière d'observation |
X |
X |
X |
| 51(2)b) Demander que l'audience entendue aux termes de l'article 51 le soit dans la région de la capitale nationale |
X |
X |
X |
| 51(3) Demander et obtenir le droit de présenter des observations lors d'audiences entendues aux termes de l'article 51 |
X |
X |
X |
Approuvé le 25 juin 2003
ANNEXE B
