Agence de promotion économique du Canada atlantique
Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels
Rapport annuel au Parlement
Du 1er avril 2008 au 31 mars 2009
PRÉFACE
Établie en 1987, l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) est un organisme fédéral dont le siège social se trouve à Moncton, au Nouveau-Brunswick. L’APECA administre des bureaux régionaux et des bureaux de district dans diverses localités des quatre provinces de l’Atlantique. Ces bureaux sont dirigés à partir de chaque capitale provinciale par les vice-présidents régionaux, qui ont la responsabilité d’exécuter les programmes de l’APECA dans leur province respective. Par l’entremise de son bureau d’Ottawa, l’APECA veille à ce que les intérêts du Canada atlantique soient représentés dans les politiques et les programmes élaborés par d’autres ministères et organismes de l’administration fédérale.
L’APECA travaille en collaboration avec la population de la région de l’Atlantique pour consolider le tissu économique des collectivités locales et renforcer la compétitivité de la région. L’Agence agit également de concert avec des partenaires gouvernementaux, le secteur privé, des établissements universitaires et des organismes non gouvernementaux pour favoriser les possibilités de développement économique et promouvoir l’innovation afin de répondre aux besoins des entreprises, des organismes, des personnes et des collectivités. Ces efforts s’inscrivent dans le cadre du mandat de l’APECA, qui est de « favoriser le développement économique de la région de l’Atlantique et, tout particulièrement, d’accroître les revenus gagnés et les perspectives d’emploi dans la région. »
L’APECA offre un large éventail de programmes et de services aux aspirants entrepreneurs, aux propriétaires et aux dirigeants d’entreprises, aux organisations non commerciales, aux collectivités ainsi qu’aux établissements d’enseignement et de recherche partout dans la région.
TABLE DES MATIÈRES
PARTIE I : RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION
1. INTRODUCTION
2. DÉLÉGATION DE POUVOIRS
3. INFO SOURCE
4. SALLE DE LECTURE
5. ACTIVITÉS D’ÉDUCATION ET DE FORMATION
6. POLITIQUES ET PROCÉDURES
7. PLAINTES
8. INTERPRÉTATION DU RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION
ANNEXE A – INSTRUMENT DE DÉLÉGATION – LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION
ANNEXE B – RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION
ANNEXE C – EXIGENCES EN MATIÈRE DE RAPPORTS SUPPLÉMENTAIRES POUR 2008-2009
ANNEXE D – FRÉQUENCE DES EXCEPTIONS INVOQUÉES ET DES EXCLUSIONS CITÉES, PAR ARTICLE DE LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION
PARTIE II : RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
1. INTRODUCTION
2. DÉLÉGATION DE POUVOIRS
3. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
4. ACTIVITÉS DE COUPLAGE ET D’ÉCHANGE DE DONNÉES
5. ACTIVITÉS D’ÉDUCATION ET DE FORMATION
6. DIVULGATION AUTORISÉE PAR LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
7. POLITIQUES ET PROCÉDURES
8. INFO SOURCE
9. INTERPRÉTATION DU RAPPORT STATISTIQUE CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
ANNEXE A – INSTRUMENT DE DÉLÉGATION – LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
ANNEXE B – RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
PARTIE I : RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION
1. INTRODUCTION
La Loi sur l’accès à l’information (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.
Cette Loi donne à tous les individus et à toutes les entités juridiques qui se trouvent au Canada, sous réserve de certaines conditions bien déterminées et limitées, un accès à l’information détenue dans les documents du gouvernement fédéral.
Selon l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information, le responsable de toute institution fédérale doit préparer, à la fin de chaque exercice, un rapport sur l’application de cette loi dans son institution aux fins de présentation au Parlement.
Le présent rapport annuel décrit comment l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) s’est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.
Le mandat de l’APECA est de favoriser le développement économique de la région de l’Atlantique et, tout particulièrement, d’accroître les revenus gagnés et les perspectives d’emploi dans la région.
2. DÉLÉGATION DE POUVOIRS
Aux fins de l’application de la Loi sur l’accès à l’information, la présidente a délégué tous ses pouvoirs à la vice-présidente des Finances et des Services corporatifs et au secrétaire général, et elle a délégué une partie de ses pouvoirs à la directrice-coordonnatrice de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Une copie de l’instrument de délégation se rapportant à la Loi sur l’accès à l’information se trouve à l’annexe A.
La Division de l’AIPRP, qui se trouve au siège social de l’APECA à Moncton, au Nouveau Brunswick, veille à l’administration de la Loi. La directrice-coordonnatrice de l’AIPRP rend compte au secrétaire général de l’Agence qui, à son tour, rend compte à la vice-présidente, Finances et Services corporatifs. Normalement, la Division compte aussi trois agents et un préposé au soutien.
Les directions générales et les bureaux régionaux veillent également à l’administration de la Loi à l’Agence, et chaque secteur organisationnel compte un agent de liaison qui coordonne le processus de repérage des documents. Les documents sont analysés par le personnel de l’AIPRP, qui tient compte des commentaires reçus du personnel des bureaux de première responsabilité.
3. INFO SOURCE
La Loi exige que l’Agence fournisse une description de son organisation, de ses responsabilités en matière de programmes et de ses fonds de renseignements dans la publication Info Source – Sources de renseignements fédéraux du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Cette publication est accessible à l’adresse www.infosource.gc.ca .
Lors de l’évaluation fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG), le SCT a signalé que l’Agence n’avait pas décrit ses fonds de renseignements avec exactitude et exhaustivité.
La Division de l’AIPRP a mis au point une approche progressive afin de restructurer tout le chapitre d’Info Source qui porte sur elle, en fonction des nouvelles directives du SCT. La première étape consistait à modifier la description de la structure organisationnelle dans le but de refléter l’architecture des activités de programme (AAP). À la demande des hauts fonctionnaires, on a chargé des agents de programmes de travailler avec le personnel de l’AIPRP à l’élaboration de catégories de documents et de fichiers de renseignements personnels clairs et complets en vue d’identifier les fonds de renseignements de l’Agence pour 2009. Un processus de communication officiel a été établi entre le personnel du Service central des documents de l’APECA et la Division de l’AIPRP en vue de faire rapport sur la création de nouveaux dossiers qui devraient être inclus dans la publication Info Source.
Un groupe de travail sera créé en vue de se pencher sur les diverses exigences liées à la gestion de l’information prévues par la législation en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels ainsi que sur les exigences du SCT (CRG et Rapport de mise en œuvre). Les chefs de programme ainsi que des représentants de la Gestion de l’information et des Communications collaboreront avec la Division de l’AIPRP en vue d’atteindre cet objectif.
4. SALLE DE LECTURE
La bibliothèque de l’Agence, au siège social à Moncton, a été désignée comme salle de lecture pour l’examen des documents publics et des publications.
5. ACTIVITÉS D’ÉDUCATION ET DE FORMATION
Des séances de sensibilisation aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information sont offertes sur demande à tous les employés de l’Agence. Aucune séance n’a été offerte durant l’exercice.
Le personnel de l’AIPRP sensibilise et oriente continuellement les employés, les tiers et les demandeurs à l’égard des exigences de la Loi sur l’accès à l’information en assurant un dialogue continu. Durant la période visée par le rapport, les agents de l’AIPRP ont répondu à 24 demandes de renseignements de collègues, auxquels ils ont donné des conseils et de l’orientation, sur divers sujets se rapportant à la législation en matière d’accès à l’information.
La Division de l’AIPRP a élaboré des fiches de renseignements afin de guider les employés de l’Agence et de les informer des changements apportés aux politiques relatives à la Loi sur l’accès à l’information. Ces fiches de renseignements sont disponibles sur le site intranet de l’Agence.
Durant la période visée par le rapport, les employés de la Division de l’AIPRP ont participé à diverses séances de formation, notamment deux séances offertes par téléconférence par le SCT (un employé y a participé), une séance offerte par l’École de la fonction publique du Canada (deux employés y ont participé) et un cours offert par un organisme de formation privé (un employé y a participé). Deux agents de l’AIPRP ont également assisté à deux conférences, l’une parrainée par l’Université de l’Alberta et l’autre par l’Association canadienne d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. La directrice-coordonnatrice de l’AIPRP à l’Agence assiste à toutes les rencontres de la collectivité de l’AIPRP du SCT.
6. POLITIQUES ET PROCÉDURES
L’Agence diffuse régulièrement de manière non officielle toute information qui ne répond pas aux critères établis pour une exemption ou qui n’est pas exclue en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Durant la période visée par le rapport, l’Agence a répondu à cinq demandes non officielles d’accès à l’information. En outre, les agents de l’AIPRP ont passé en revue des documents rédigés dans le but de répondre à 20 questions parlementaires durant l’exercice.
Divulgation proactive
Les demandes d’accès traitées récemment par l’Agence en vertu de la Loi sur l’accès à l’information sont affichées textuellement sur son site Web. La liste met l’accent sur les sujets susceptibles d’intéresser le grand public. L’adresse du site est
http://www.acoa-apeca.gc.ca/Français/Responsabilisation/Accesalinformation/Pages/ATIPRequests.aspx .
L’Agence appuie l’accessibilité accrue de l’information du gouvernement au public. À ce chapitre, l’Agence a été l’un des premiers organismes du gouvernement à créer une page Web où le grand public peut accéder à une base de données sur les projets approuvés. La base de données est également disponible à l’adresse http://pub.acoa-apeca.gc.ca/atip/f/content/default.asp .
Examen de dossiers sélectifs
Lorsque les dossiers sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada (BAC), la responsabilité du traitement des demandes d’accès au contenu est également transférée. Afin de faciliter le traitement des demandes d’information, BAC exige que toutes les institutions fédérales désignent l’information qui pourrait faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion avant le transfert. Les listes de dossiers à transférer à BAC sont étudiées par les agents de l’AIPRP qui désignent les dossiers qui pourraient contenir des renseignements qui ne devraient pas être divulgués. Au besoin, le dossier complet est examiné par les agents de l’AIPRP.
La Division de l’AIPRP passe en revue tous les rapports de vérifications internes et les rapports d’évaluation avant de les afficher sur son site Web. Durant la période visée par le rapport, le personnel de l’AIPRP a vérifié cinq rapports aux fins de diffusion. Depuis l’entrée en vigueur de l’exigence de diffuser ces rapports, la Division de l’AIPRP a passé en revue 27 rapports en tout. La liste de ces rapports est accessible à l’adresse http://www.acoa-apeca.gc.ca/Français/Responsabilisation/Verificationsetevaluations/Pages/Home.aspx .
AccessPro Case Management
En janvier 2007, l’Agence a mis à niveau son système de gestion de cas en adoptant le système AccessPro Case Management pour remplacer le système ATIP Flow, qui n’était plus pris en charge par Privasoft Corporation. Le changement de système a engendré un certain nombre de problèmes; des consultations sont en cours avec les techniciens de Privasoft pour les régler.
7. PLAINTES
Cinq plaintes ont été déposées contre l’APECA auprès du Commissariat à l’information au cours de l’exercice 2008 2009. Outre les sept plaintes reportées de l’exercice précédent, cela portait le nombre total de dossiers actifs à douze. Les dossiers de neuf plaintes ont été fermés au cours de l’exercice.
Une plainte se rapportait au temps nécessaire pour répondre à une demande. Le Commissariat à l’information a jugé que l’Agence avait répondu dans le délai prescrit par la loi. Le dossier a été fermé puisque l’affaire a été abandonnée.
Une autre plainte portait sur le refus de divulguer les documents confidentiels du Cabinet. Le Bureau du Conseil privé a revu son application de l’article 69 de la Loi et a déterminé que certains renseignements pouvaient être divulgués. L’Agence s’est appuyée sur l’article 21 pour refuser de divulguer une partie des renseignements afin de protéger son processus décisionnel interne. Le Commissariat à l’information a convenu de la décision de l’Agence. Le dossier a été fermé puisque l’affaire a été réglée et que des mesures correctives ont été prises.
Sept plaintes se rapportaient à des exceptions. Cinq de ces plaintes ont été réglées après que l’Agence a convenu de divulguer des renseignements additionnels; les deux autres ont été réglées après que le Commissariat à l’information a jugé que l’Agence avait bien appliqué la Loi.
On s’attend à ce que les trois plaintes qui restent soient réglées une fois que le Commissariat à l’information aura remis ses conclusions.
Aucune demande n’a été présentée à la Cour fédérale ou à la Cour d’appel fédérale relativement à l’administration de la Loi par l’Agence.
8. INTERPRÉTATION DU RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION
Les paragraphes suivants ont pour objet d’aider le lecteur à interpréter l’information donnée à l’annexe B.
I : DEMANDES
En tout, 47 demandes ont été traitées par l’Agence pendant l’exercice 2008 2009, y compris 10 demandes reportées de la période précédente. Durant la période visée par le rapport, 37 nouvelles demandes ont été reçues, soit 17 demandes (26 %) de moins qu’au cours de l’exercice précédent.
Voici la répartition des demandeurs :
| Médias |
10 |
| Milieu universitaire |
3 |
| Entreprises * |
11 |
| Organismes |
10 |
| Public |
3 |
* Cette catégorie comprend les courtiers en information.
En 2008-2009, l’Agence a reçu quinze demandes de consultation en provenance d’autres organismes gouvernementaux et a répondu à quatorze d’entre elles dans les délais prescrits. La réponse à l’une des demandes a été en retard de trois jours.
II : DISPOSITION À L’ÉGARD DES DEMANDES TRAITÉES
En réponse aux 37 demandes traitées en 2008 2009, l’Agence a donné accès à des documents, en totalité ou en partie, à 33 reprises. Ces réponses ont nécessité l’examen, page par page, de documents comptant au total environ 9 000 pages. Des quatre autres demandes :
- une n’a pas pu être traitée parce qu’aucun document n’existait;
- deux ont été retirées par les demandeurs;
- une comprenait des documents qui étaient exemptés dans leur totalité.
III ET IV : EXCEPTIONS INVOQUÉES ET EXCLUSIONS CITÉES
Les deux principales exceptions invoquées durant la période visée par le rapport avaient trait aux dispositions sur les activités du gouvernement (article 21) et sur les renseignements de tiers (article 20). Voir les annexes C et D pour plus de renseignements à cet égard.
V ET VI : DÉLAIS D’EXÉCUTION ET PROROGATIONS
Les délais de traitement des 37 demandes entièrement traitées par l’Agence en 2008 2009 sont présentés ci dessous :
- 12 en 30 jours ou moins (32 %);
- 7 entre 31 et 60 jours (20 %);
- 7 entre 61 et 120 jours (20 %);
- 11 en 121 jours ou plus (30 %).
Il convient de noter que la majeure partie des demandes traitées par l’Agence nécessitent la consultation de tiers en vertu des articles 27 et 28 de la Loi. Au cours de l’exercice, l’Agence a envoyé 68 avis à des tiers concernés. Plus de la moitié des tiers n’ont pas répondu dans les délais prescrits, ce qui a empêché l’Agence de répondre dans les délais prévus et qui a prolongé la période nécessaire pour fournir une réponse.
Le traitement des 37 demandes a aussi exigé que l’Agence entreprenne 42 consultations auprès d’autres organismes gouvernementaux et qu’elle soumette quatre demandes au Bureau du Conseil privé en vue de la certification des renseignements confidentiels du Cabinet.
Des prorogations dépassant le délai prescrit de 30 jours ont été requises dans 30 cas pour permettre à l’Agence d’examiner un grand nombre de documents, de consulter d’autres institutions du gouvernement et de donner avis à des tiers conformément à l’article 27 de la Loi.
- 9(1)a) – Temps de recherche : 3
- 9(1)b) – Consultations : 14
- 9(1)c) – Avis à des tiers : 13
VII : SERVICES DE TRADUCTION
Aucun service de traduction n’a été requis au cours de l’exercice relativement aux demandes d’accès à l’information.
VIII : MODE D’ACCÈS
Dans les cas où l’accès a été accordé, l’Agence a fourni aux demandeurs des copies complètes ou partielles de documents. L’Agence a répondu à plusieurs demandes par courrier électronique et a fourni des réponses sous format électronique, comme on le lui avait demandé.
IX : FRAIS
La Loi sur l’accès à l’information autorise le responsable d’une institution fédérale à exiger des frais pour certaines activités liées au traitement des demandes officielles présentées en vertu de la Loi. En plus des frais de demande de 5 $, des frais de recherche, de préparation et de reproduction peuvent également être exigés. La structure actuelle des frais est précisée dans le Règlement sur l’accès à l’information. Aucun droit n’est exigé pour l’examen de documents ou pour couvrir les frais généraux ou les frais d’expédition. De plus, conformément à l’article 11 de la Loi, aucun droit n’est perçu pour les cinq premières heures nécessaires à la recherche de documents ou à la préparation de la partie communicable de ces documents.
Conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor, l’Agence renonce automatiquement aux frais de moins de 25 $. Lorsque les frais dépassent 25 $, l’Agence examine les demandes au cas par cas en tenant compte des coûts de traitement de chaque demande et du degré d’intérêt public qui découle de la divulgation de l’information. En 2008 2009, l’Agence n’a perçu que 23 $ au total en frais de reproduction.
L’Agence a renoncé aux frais dans le cas de six demandes qui ont été jugées d’intérêt public. Une somme de 155 $ a été recueillie en frais de demande pendant la période visée. L’APECA a également renoncé à d’autres frais totalisant 900 $, ayant conclu que la divulgation des renseignements était dans l’intérêt du public.
X : COÛTS
En 2008-2009, le coût direct de l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, y compris les séances de formation et d’information, a totalisé 303 871 $, soit 282 282 $ en salaires, représentant 4,57 années-personnes, et 21 589 $ en frais d’administration.
ANNEXE A
|
INSTRUMENT DE DÉLÉGATION - LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION |
| Dispositions de la Loi sur l'accès à l'information |
Vice-présidente, Finances et Services corporatifs |
Secrétaire général |
Directrice-coordonnatrice, AIPRP |
| 7a) Notification |
X |
X |
X |
| 8(1) Transmission de la demande |
X |
X |
X |
| 9 Prorogation du délai |
X |
X |
X |
| 11(2), (3), (4), (5) et (6) Frais de communication |
X |
X |
X |
| 12(2) et (3) Version de la communication et support de substitution |
X |
X |
X |
| 13 Renseignements obtenus à titre confidentiel |
X |
|
|
| 14 Affaires fédéro-provinciales |
X |
|
|
| 15(1) Affaires internationales et défense |
X |
|
|
| 16 Enquêtes |
X |
|
|
| 17 Sécurité des individus |
X |
|
|
| 18 Intérêts économiques du Canada |
X |
|
|
| 19 Renseignements personnels |
X |
|
|
| 20 Renseignements de tiers |
X |
|
|
| 21 Avis |
X |
|
|
| 22 Examens et vérifications |
X |
|
|
| 23 Secret professionnel des avocats |
X |
|
|
| 24 Interdictions fondées sur d'autres lois |
X |
|
|
| 25 Prélèvements |
X |
X |
X |
| 26 Publication |
X |
X |
|
| 27(1) et (4) Avis aux tiers |
X |
X |
X |
| 28(1), (2) et (4) Observations des tiers et décision |
X |
X |
X |
| 29(1) Recommandation du Commissaire à l'information |
X |
X |
|
| 33 Avis aux tiers |
X |
X |
X |
| 35(2) Droit de présenter des observations |
X |
X |
X |
| 37(4) Communication accordée |
X |
X |
X |
| 43(1) Avis au tiers (demande d'examen à la Cour fédérale) |
X |
X |
X |
| 44(2) Avis au demandeur (présentation d'une demande à la Cour fédérale par un tiers) |
X |
X |
X |
| 52(2) et (3) Règles spéciales |
X |
X |
X |
| 69 Documents exclus |
X |
X |
|
ANNEXE B
ANNEXE C
Exigences en matière de rapports supplémentaires pour 2008-2009
Loi sur l’accès à l’information
Partie III – Exceptions invoquées
Article 13
Alinéa 13e) 0
Article 14
Alinéa 14a) 5
Alinéa 14b) 3
Partie IV – Exclusions citées
Article 69.1 0
ANNEXE D
Fréquence des exceptions invoquées et des exclusions citées, par article de la Loi sur l’accès à l’information (Veuillez prendre note que l’article n’est mentionné qu’une fois pour chaque demande.)
| Article |
Description de l'article |
Fréquence |
|
2008-2009 |
2007-2008 |
2006-2007 |
| 13(1)a) |
Renseignements obtenus à titre confidentiel d'un gouvernement d'un État étranger |
0 |
1 |
1 |
| 13(1)c) |
Renseignements obtenus à titre confidentiel d'un gouvernement provincial |
1 |
1 |
3 |
|
14 |
Affaires fédéro-provinciales |
0 |
0 |
3 |
| 14a) |
Consultations ou délibérations fédéro-provinciales |
5 |
2 |
1 |
| 14b) |
Orientations ou mesures adoptées par le gouvernement du Canada touchant la conduite des affaires fédéro-provinciales |
3 |
0 |
0 |
| 15(1) |
Affaires internationales |
1 |
0 |
0 |
| 16(1)a) |
Application de la loi et enquêtes |
0 |
0 |
1 |
| 16(1)c) |
Application de la loi et enquêtes |
1 |
1 |
0 |
| 16(2) |
Application de la loi et enquêtes - Sécurité |
8 |
2 |
10 |
| 18b) |
Intérêts économiques du Canada - nuire à la compétitivité d'une institution fédérale |
2 |
5 |
0 |
| 18d) |
Intérêts économiques du Canada - matériel préjudiciable aux intérêts financiers du Canada |
0 |
2 |
0 |
| 19(1) |
Renseignements personnels, selon la définition de la Loi sur la protection des renseignements personnels |
15 |
19 |
33 |
| 20(1)a) |
Renseignements de tiers - Secrets industriels de tiers |
0 |
2 |
3 |
| 20(1)b) |
Renseignements confidentiels de tiers |
12 |
15 |
29 |
| 20(1)c) |
Renseignements de tiers - Perte ou profit financier, ou susceptible de nuire à la compétitivité d'un tiers |
8 |
13 |
19 |
| 20(1)d) |
Renseignements de tiers - Entrave des négociations menées par un tiers |
12 |
17 |
25 |
| 21(1)a) |
Avis ou recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre de l'État |
8 |
10 |
13 |
| 21(1)b) |
Compte rendu de consultations ou délibérations du gouvernement ou d'un ministre de l'État |
14 |
16 |
24 |
| 21(1)c) |
Positions envisagées dans le cadre de négociations menées ou à mener par le gouvernement du Canada ou en son nom |
15 |
11 |
26 |
| 21(1)d) |
Projets relatifs à la gestion du personnel ou à l'administration d'une institution fédérale qui n'ont pas encore été mis en œuvre |
6 |
3 |
4 |
|
23 |
Secret professionnel des avocats |
7 |
4 |
4 |
|
24 |
Interdictions fondées sur d'autres lois |
1 |
2 |
2 |
|
26 |
Refus de communication en cas de publication |
0 |
1 |
0 |
| 68a) |
La loi ne s'applique pas aux documents suivants : Documents publiés ou mis en vente dans le public |
5 |
3 |
9 |
| 69(1)a) |
Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada - Notes |
1 |
2 |
2 |
| 69(1)c) |
Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada - Ordre du jour et procès-verbaux des délibérations du Cabinet |
0 |
2 |
1 |
| 69(1)e) |
Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada - Documents d'information à l'usage des ministres |
4 |
2 |
0 |
| 69(1)g) |
Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada - Documents contenant des renseignements relatifs à la teneur des documents visés aux alinéas a) à f) |
3 |
6 |
5 |
PARTIE II : RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
1. INTRODUCTION
La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada, chapitre P 21, 1985) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.
La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux personnes le droit d’accéder aux renseignements personnels détenus sur eux-mêmes par les organisations du gouvernement fédéral qui figurent dans l’annexe de la Loi et d’en demander la correction. La Loi oblige aussi ces organisations à respecter le droit à la vie privée en limitant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.
Selon l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de toute institution fédérale doit préparer, à la fin de chaque exercice, un rapport sur l’application de cette loi en ce qui concerne son institution aux fins de présentation au Parlement.
Le présent rapport annuel a pour objet de décrire comment l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) s’est acquittée de ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Le mandat de l’APECA est de favoriser le développement économique de la région de l’Atlantique et, tout particulièrement, d’accroître les revenus gagnés et les perspectives d’emploi dans la région.
2. DÉLÉGATION DE POUVOIRS
Aux fins de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la présidente a délégué tous ses pouvoirs à la vice-présidente des Finances et des Services corporatifs et une partie de ses pouvoirs au secrétaire général et à la directrice-coordonnatrice de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Une copie de l’instrument de délégation pour la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l’annexe A.
La Division de l’AIPRP, qui se trouve au siège social de l’APECA à Moncton, au Nouveau Brunswick, veille à l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La directrice-coordonnatrice de l’AIPRP rend compte au secrétaire général de l’Agence qui, à son tour, rend compte à la vice-présidente, Finances et Services corporatifs. La Division de l’AIPRP compte trois agents et un préposé au soutien.
Les directions générales et les bureaux régionaux veillent également à l’administration de cette Loi à l’Agence. Chaque secteur organisationnel compte un agent de liaison qui coordonne le processus de repérage des documents. Les documents sont analysés par le personnel de l’AIPRP, qui tient compte des commentaires reçus du personnel des bureaux de première responsabilité.
3. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
Il n’y a eu aucune exigence relative à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) durant la période visée par le rapport.
4. ACTIVITÉS DE COUPLAGE ET D’ÉCHANGE DE DONNÉES
L’Agence n’a pas participé à de nouvelles activités de couplage ou d’échange de données en 2008 2009.
Au besoin, des activités de couplage de données avec l’Agence du revenu du Canada (ARC) sont menées pour joindre un débiteur de Sa Majesté la Reine du chef du Canada et recouvrer la créance en vertu de l’alinéa 8(2)l) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces échanges se font entre les agents de recouvrement de l’Agence et les représentants de l’ARC.
Des activités internes d’échange d’information sont menées à des fins de recouvrement des créances de Sa Majesté la Reine du chef du Canada. Ces échanges sont faits, au besoin, entre les agents de programmes, les agents de recouvrement et les Services juridiques.
Des activités externes d’échange d’information sont également menées si l’Agence soupçonne un client d’avoir commis une infraction criminelle; elle transfère alors le dossier à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) ou à Justice Canada. Dans ces cas, l’échange de renseignements se fait entre l’agent de programmes responsable du dossier, les Services juridiques de l’Agence (Justice Canada) et la GRC.
L’Agence transmet à l’ARC, à des fins de calcul de l’impôt sur le revenu, le numéro d’assurance sociale des membres du Conseil de promotion économique du Canada atlantique ainsi que des membres du Conseil consultatif du Fonds d’innovation de l’Atlantique (FIA) et des pairs chargés des examens des dossiers (pour le FIA).
5. ACTIVITÉS D’ÉDUCATION ET DE FORMATION
Des séances de sensibilisation aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont offertes sur demande à tous les employés de l’Agence. Aucune séance n’a été offerte durant l’exercice.
Le personnel de l’AIPRP sensibilise et oriente les employés de l’Agence, les tiers et les demandeurs à l’égard des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels en assurant un dialogue continu. Durant la période visée par le rapport, la Division de l’AIPRP a été consultée à neuf reprises par des gens souhaitant obtenir des conseils et de l’orientation sur divers sujets se rapportant à la législation en matière de protection des renseignements personnels. Chaque demande de conseils est consignée à des fins de référence.
La Division de l’AIPRP a élaboré des fiches de renseignements afin de sensibiliser les employés à la législation. Les fiches de renseignements suivantes sont affichées sur le site intranet de l’Agence :
- la prévention du vol d’identité;
- la vie privée au travail;
- l’envoi de renseignements personnels par fax;
- l’accès à ses propres renseignements personnels et la procédure à suivre pour déposer une plainte.
Durant la période visée par le rapport, deux agents ont participé à des cours ou à des activités de formation liées à la protection des renseignements personnels. Ils ont assisté à deux conférences, l’une parrainée par l’Université de l’Alberta et l’autre par l’Association canadienne d’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Un représentant de l’Agence assiste à toutes les rencontres de la collectivité de l’AIPRP organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).
6. DIVULGATION AUTORISÉE PAR LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Au cours de la période visée par le rapport, l’Agence n’a pas divulgué de renseignements personnels en vertu des alinéas 8(2)e), f), g) ou m) de la Loi.
7. POLITIQUES ET PROCÉDURES
L’Agence n’a apporté aucun changement important à ses procédures au cours de l’exercice visé par le présent rapport.
La Division de l’AIPRP a fait l’ébauche de lignes directrices internes sur les atteintes à la vie privée en se fondant sur les lignes directrices publiées par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ce document a pour but de donner aux employés de l’Agence de l’orientation afin de prévenir de tels incidents et de déterminer les mesures qui s’imposent si jamais il devait y avoir atteinte à la vie privée. Le document est affiché sur le site intranet de l’Agence.
8. INFO SOURCE
La Loi sur la protection des renseignements personnels exige que l’Agence fournisse une description de ses fonds de renseignements personnels en vue de l’inclure dans la publication Info Source – Sources de renseignements fédéraux du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Cette publication est accessible sur Internet à l’adresse www.infosource.gc.ca .
Lors de l’évaluation fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG), il a été déterminé que l’Agence n’avait pas décrit ses fonds de renseignements personnels avec exactitude et exhaustivité dans la publication Info Source.
La Division de l’AIPRP a mis au point une approche progressive afin de restructurer tout le chapitre d’Info Source qui porte sur elle, en fonction des nouvelles directives du SCT. La première étape consistait à modifier la description de la structure organisationnelle dans le but de refléter l’architecture des activités de programme (AAP). À la demande des hauts fonctionnaires, on a chargé des agents de programmes de travailler avec le personnel de l’AIPRP à l’élaboration de catégories de documents et de fichiers de renseignements personnels clairs et complets en vue d’identifier les fonds de renseignements de l’Agence pour 2009. Un processus de communication officiel a été établi entre le personnel du Service central des documents de l’APECA et la Division de l’AIPRP en vue de faire rapport sur la création de nouveaux dossiers qui devraient être inclus dans la publication Info Source.
Un groupe de travail sera créé en vue de se pencher sur les exigences liées à la législation en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels ainsi que sur les exigences du SCT (CRG et Rapport de mise en œuvre). Les chefs de programme ainsi que des représentants de la Gestion de l’information et des Communications collaboreront avec la Division de l’AIPRP en vue d’atteindre cet objectif.
9. INTERPRÉTATION DU RAPPORT STATISTIQUE CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les paragraphes suivants ont pour objet d’aider le lecteur à interpréter l’information donnée à l’annexe B.
I : DEMANDES TRAITÉES
Dans le cadre de son mandat législatif, l’Agence recueille une quantité minime de renseignements personnels. En tout, durant l’exercice 2008 2009, l’Agence n’a traité qu’une seule demande d’accès présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et aucune demande n’a été reportée de la période précédente.
II : DISPOSITION À L’ÉGARD DES DEMANDES TRAITÉES
Pour répondre à la demande reçue, l’Agence a procédé à l’examen, page par page, de documents comptant au total 73 pages. Les documents demandés ont été divulgués en partie au demandeur.
III et IV : EXCEPTIONS INVOQUÉES ET EXCLUSIONS CITÉES
Les articles 26 et 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été invoqués pour protéger des renseignements concernant un autre individu ainsi que des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat. Les alinéas 21(1)b) et d) de la Loi sur l’accès à l’information ont également été invoqués pour protéger des délibérations tenues entre les représentants du gouvernement ainsi que des projets relatifs à la gestion du personnel qui n’avaient pas encore été mis en œuvre.
V et VI : DÉLAI D’EXÉCUTION ET PROROGATIONS
Une prorogation de 30 jours a été demandée en vertu du sous-alinéa 15a)(ii) de la Loi sur la protection des renseignements personnels puisque des consultations s’avéraient nécessaires pour donner suite à la demande et que ces consultations rendaient pratiquement impossible l’observation du délai initial.
VII : SERVICES DE TRADUCTION
Aucun service de traduction n’a été requis au cours de l’exercice relativement à la demande d’information.
VIII : MÉTHODE DE CONSULTATIONS
L’Agence a fourni des copies de documents expurgés en réponse à la demande présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
IX : CORRECTIONS ET MENTIONS
L’Agence n’a reçu aucune demande de corrections au cours de l’exercice.
X : COÛTS
Le coût de l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris la formation, a été de 16 053 $, soit 14 916 $ en salaires, représentant 0,24 année-personne, et 1 136 $ en frais d’administration.
ANNEXE A
|
INSTRUMENT DE DÉLÉGATION - LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS |
| Dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels |
Vice-présidente, Finances et Services corporatifs |
Secrétaire général |
Directrice/
coordonnatrice,
AIPRP |
| 8(2)j) Communication de renseignements personnels à des fins de recherche |
X |
X |
X |
| 8(2)m) Communication de renseignements personnels dans l'intérêt du public ou de l'individu concerné |
X |
X |
X |
| 8(4) Conserver une copie des demandes reçues et des renseignements communiqués en vertu de l'alinéa 8(2)e) |
X |
X |
X |
| 8(5) Informer le Commissaire à la protection de la vie privée d'une communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) |
X |
X |
X |
| 9(1) Conserver un relevé des cas d'usage |
X |
X |
X |
| 9(4) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée des usages compatibles et modifier le répertoire |
X |
X |
X |
| 10 Renseignements personnels versés dans les fichiers de renseignements personnels |
X |
X |
X |
| 14 Traiter la demande en moins de 30 jours; donner accès ou donner avis |
X |
X |
X |
| 15 Prorogation du délai de traitement |
X |
X |
X |
| 17(2)b) Décision de faire traduire les renseignements ou non |
X |
X |
X |
| 18(2) Droit de refuser de communiquer des renseignements contenus dans un fichier inconsultable |
X |
|
|
| 19(1) Refuser la communication des renseignements personnels obtenus à titre confidentiel d'un autre gouvernement |
X |
|
|
| 19(2) Droit de communiquer des renseignements personnels visés au paragraphe 19(1) si le gouvernement qui les a fournis consent à la communication ou rend les renseignements publics |
X |
|
|
| 20 Droit de refuser la communication des renseignements dont la divulgation risquerait de porter préjudice à la conduite des affaires fédéro-provinciales |
X |
|
|
| 21 Droit de refuser la communication des renseignements dont la divulgation risquerait de porter préjudice à la conduite des affaires internationales et à la défense |
X |
|
|
| 22 Droit de refuser la communication de renseignements préparés par un organisme d'enquête, ainsi que de renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à l'application des lois ou à la sécurité des établissements pénitentiaires |
X |
|
|
| 23 Droit de refuser la communication de renseignements préparés par un organisme d'enquête lors des enquêtes de sécurité |
X |
|
|
| 24 Droit de refuser la communication de renseignements recueillis par le Service canadien des pénitenciers, le Service correctionnel du Canada ou la Commission nationale des libérations conditionnelles pendant que la personne était sous le coup d'une condamnation, si les conditions de l'article sont respectés |
X |
|
|
| 25 Droit de refuser la communication de renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à la sécurité des individus |
X |
|
|
| 26 Droit de refuser la communication de renseignements qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande et obligation de refuser cette communication dans les cas où elle est interdite en vertu de l'article 8 |
X |
|
|
| 27 Droit de refuser la communication de renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client |
X |
|
|
| 28 Droit de refuser la communication de renseignements qui portent sur l'état physique ou mental de l'individu qui en demande communication, dans les cas où la prise de connaissance par l'individu concerné des renseignements qui y figurent desservirait celui-ci |
X |
|
|
| 31 Recevoir l'avis d'enquête du Commissaire à la protection de la vie privée |
X |
X |
X |
| 33(2) Droit de présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête |
X |
X |
X |
| 35(1) Recevoir le rapport des constatations du Commissaire à la protection de la vie privée et donner avis des mesures prises |
X |
X |
X |
| 35(4) Donner au plaignant accès aux renseignements, après avoir donné avis conformément à l'alinéa 35(1)b) |
X |
X |
X |
| 36(3) Recevoir le rapport des constatations du Commissaire à la protection de la vie privée sur l'enquête visant un fichier inconsultable |
X |
X |
X |
| 37(3) Recevoir le rapport du Commissaire à la protection de la vie privée par suite d'une enquête en matière d'observation |
X |
X |
X |
| 51(2)b) Demander que l'audience entendue aux termes de l'article 51 le soit dans la région de la capitale nationale |
X |
X |
X |
| 51(3) Demander et obtenir le droit de présenter des observations lors d'audiences entendues aux termes de l'article 51 |
X |
X |
X |
ANNEXE B
