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Charte du Comité de vérification

*Il est à noter que le masculin n’est utilisé que pour faciliter la lecture.

1.0 Introduction

1.1 Le comité de vérification est une composante essentielle de la structure de gouvernance de l’Agence ainsi qu’un élément crucial d’une fonction de vérification interne solide et crédible.

1.2 Le président de l’Agence est chargé de la formation du comité de vérification. Ce pouvoir lui est attribué par la Politique sur la vérification interne (2009), effectif le 1 juillet 2009, et la Directive sur les comités ministériels de vérification du Conseil du Trésor (CT). La Politique et la Directive établissent aussi les paramètres fondamentaux de la composition et le fonctionnement du comité de vérification, ainsi que ses activités, ses fonctions et ses responsabilités. La Directive prévoit notamment que le comité de vérification doit étayer son rôle, ses responsabilités et ses activités dans un mandat ou une charte.

2.0 Objet

2.1 Le comité de vérification est un comité consultatif du président. Il donne objectivement des conseils et des recommandations au président sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l'assurance fournie à l'égard de la pertinence et du fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance (y compris les systèmes de reddition de comptes et de vérification) du ministère. A cette fin, le comité de vérification doit exercer d'une manière intégrée, axée sur le risque et méthodique une surveillance des principaux secteurs de gestion, de contrôle et de reddition de comptes, y compris l'établissement de rapports, au sein de l’Agence.

2.2 En sa qualité de ressource stratégique du président, le comité de vérification donne également des conseils et des recommandations à la demande du président sur des nouvelles priorités, des préoccupations, des risques, des possibilités ou des rapports de reddition de comptes en particulier.

3.0 Composition du Comité

3.1 Il incombe au président de constituer un comité de vérification indépendant dont la majorité des membres sont recrutés de l’externe de l'administration publique fédérale. Ces membres doivent être choisis conjointement par le président de l’Agence et le contrôleur général et être soumis à l'approbation du Conseil du Trésor.

3.2 Le comité de vérification doit comporter une majorité de membres qui ne font pas partie actuellement de l'administration publique fédérale. Les membres en provenance de l'administration publique fédérale doivent se limiter aux administrateurs généraux et aux sous-ministres délégués, et peuvent faire partie ou non de l’Agence.

3.3 Le contrôleur général est chargé d'établir des profils de compétences pour les membres des comités de vérification qui proviennent de l'externe ainsi que des normes au sujet de leurs mandats et de la durée de ces mandats.

3.4 Les membres du comité de vérification sont choisis de manière à ce que leurs compétences, leurs connaissances et leurs expériences prises collectivement permettent au comité de s'acquitter de ses fonctions de façon adéquate et efficiente. Les membres du comité de vérification ne doivent être l'objet d'aucun conflit d'intérêts réel ou perçu.

3.5 Le comité de vérification doit compter de trois à cinq membres. Les membres de l'externe sont nommés par le président pour un mandat de quatre ans.

3.6 Un membre ne doit pas siéger au comité pendant plus de deux mandats. Pour bien assurer la continuité, les mandats peuvent être échelonnés, et la durée des nominations initiales peut être inférieure à quatre ans.

3.7 Tous les membres de l’externe du comité de vérification ont une connaissance raisonnable des rapports financiers du secteur privé ou public, ou font le nécessaire pour se familiariser avec ces rapports au cours de la première année suivant leur nomination. Au moins un membre de l'externe est un expert financier qui possède:

  • une compréhension des principes comptables généralement reconnus et des états financiers;
  • l'expérience de la préparation, de la vérification, de l'analyse ou de l'évaluation d'états financiers présentant des questions comptables d'une ampleur et d'une complexité généralement comparables à ce que l'on pourrait raisonnablement s'attendre à trouver dans les états financiers de l’Agence, ou l'expérience de la surveillance active d'une ou de plusieurs personnes qui participent à de telles activités;
  • une compréhension des contrôles internes et des procédures servant à établir des rapports financiers;
  • une compréhension des fonctions du comité de vérification.

3.8 Le président ou un membre de l'externe préside le comité de vérification. Si la présidence est confiée au président, la vice-présidence revient à un membre de l'externe. Quand le comité aura pris de l'expérience, le modèle privilégié sera de confier la présidence à un membre de l'externe.

3.9 Le quorum du comité est établi par une majorité des membres. Il ne peut y avoir de remplaçants.

3.10 On s'attend à ce que le dirigeant des finances et le dirigeant principal de la vérification assistent à toutes les réunions du comité de vérification. Le président peut demander à d'autres représentants ministériels d’être présents.

3.11 Un représentant principal du BVG doit être invité, au besoin, à assister aux réunions du comité de vérification pour discuter des plans, des constatations et des préoccupations du BVG.

3.12 Le président du comité peut, au besoin, demander à des fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor d'assister aux réunions du comité de vérification.

3.13 Les membres de l'externe du comité de vérification doivent recevoir une orientation et une formation officielles au sujet des responsabilités et des objectifs du comité ainsi que des activités de l‘Agence.

4.0 Fonctionnement du Comité

4.1 Le rôle, les responsabilités et les activités du comité de vérification sont consignés dans un énoncé de mandat ou une charte du comité de vérification, que le président de l’Agence approuve. Ce document doit être revu périodiquement par le comité de vérification et recevoir à nouveau l’approbation du président de l’Agence.

4.2 Le président du comité de vérification établit un plan en vue de garantir que les responsabilités annuelles et courantes du comité seront prévues et exercées intégralement. Ce plan est présenté au comité pour qu'il soit approuvé et recommandé au président de l’Agence.

4.3 Le comité de vérification doit se réunir au moins quatre fois par année. Il est souhaitable que le comité de vérification établisse son calendrier de réunions au moins six mois à l'avance afin que la direction et les vérificateurs de l’Agence puissent mettre au point l'information et les rapports dont le comité a besoin pour appuyer ses travaux. La révision du calendrier des réunions devrait constituer une mesure exceptionnelle. Les ordres du jour des réunions du comité sont parachevés en consultation avec le président de l’Agence.

4.4 À chacune de ses réunions, le comité de vérification tient normalement une rencontre à huis clos et individuelle avec le dirigeant des finances, le dirigeant principal de la vérification de l’Agence, le représentant du Bureau du vérificateur général, lorsqu'il est présent, ainsi qu'avec tout autre représentant que le comité peut vouloir rencontrer. Le président de l’Agence peut décider en tout temps de se réunir avec les membres du comité pour connaître les résultats de leurs travaux et demander tout conseil dont il aurait besoin.

5.0 Responsabilités du comité de vérification

5.1 Les principaux secteurs de responsabilité sur lesquels doit normalement se pencher le comité de vérification sont énoncés ci-après. Toutefois, le président de l’Agence établira les priorités et les points d'intérêt particuliers du comité, en consultation avec ce dernier et en tenant compte du mandat, des objectifs et des priorités de l’Agence ainsi que des risques connexes qui touchent l’Agence et le gouvernement. Le président de l’Agence doit veiller à ce que chacun des grands secteurs suivants soit examiné en tenant dûment compte des risques et selon un cycle approprié:

  • valeurs et éthique : les mesures établies par la direction pour se conformer aux valeurs de la fonction publique et les promouvoir et assurer le respect des lois, des règlements, des politiques et des normes d'éthique;
  • gestion des risques : le profil de risque de l’Agence et les mesures établies pour gérer ces risques;
  • cadre de contrôle de gestion : les mesures de contrôle interne de l’Agence, y compris les vérifications qui peuvent émaner des gestionnaires (p. ex., les vérifications des bénéficiaires des paiements de transfert).

5.2 Fonction de vérification interne : Le comité de vérification doit :

  • recommander, et revoir périodiquement, la charte de vérification interne de l’Agence, aux fins d'approbation par le président de l’Agence;
  • examiner les ressources affectées à la fonction de vérification interne pour déterminer si elles sont adéquates;
  • examiner et recommander aux fins d'approbation l'appréciation annuelle des risques et le plan de vérification interne pluriannuel préparés par le dirigeant principal de la vérification;
  • Examiner et recommander pour approbation les termes de référence pour les vérifications effectués par la fonction de vérification interne;
  • surveiller et évaluer le rendement de la fonction de vérification interne;
  • donner des conseils au président de l’Agence au sujet du recrutement et de la nomination du dirigeant principal de la vérification, ainsi que de son évaluation de rendement;
  • obtenir et recommander aux fins d'approbation les rapports de vérification interne et les plans d'action correspondants de la direction qui visent à donner suite aux recommandations;
  • obtenir et examiner les rapports périodiques présentant les progrès réalisés par rapport au plan de vérification interne, y compris un rapport annuel de la situation produit par le dirigeant principal de la vérification;
  • obtenir et examiner les rapports périodiques faisant le point sur les mesures prises par la direction pour donner suite aux recommandations formulées lors des vérifications internes antérieures;
  • obtenir et recommander aux fins d'approbation un rapport annuel global d'assurance mis au point par le dirigeant principal de la vérification;
  • être informé des missions ou des travaux de vérification qui n'entraînent pas la présentation d'un rapport au comité, ainsi que de toutes les questions importantes qui découlent de ces travaux.

5.3 BVG et organismes centraux : Le comité de vérification doit :

  • conseiller le président de l’Agence au sujet du caractère adéquat des mesures qui visent à appuyer le Bureau du vérificateur général (BVG), les autres mandataires du Parlement et les organismes centraux dans l'exécution de leurs travaux de vérification concernant l’Agence;
  • être informé de tous les travaux de vérification qui concernent l’Agence qui doivent être exécutés par le BVG, les autres mandataires du Parlement ou les organismes centraux;
  • examiner les ébauches des rapports de vérification du BVG, des autres mandataires du Parlement et des organismes centraux, que peut soumettre le président de l’Agence, et, comme peut le demander le président de l’Agence, recommander aux fins d'approbation les réponses et les plans d'action correspondants de l’Agence;
  • rencontrer, au besoin, les représentants du BVG et recueillir leurs commentaires et leurs avis au sujet des questions touchant les risques, les contrôles et la gouvernance de l’Agence;
  • être informé des questions et des priorités qui se rapportent à la vérification et qui ont été soulevées par les organismes centraux et, comme peut le demander le président de l’Agence, recommander les mesures qui devraient être prises;
  • être informé des répercussions des initiatives lancées à l'échelle du gouvernement dans le but d'améliorer les pratiques de gestion, et conseiller le président de l’Agence à ce sujet.

5.4 Suivi des plans d’action de la direction :

  • Le comité de vérification est chargé de conseiller le président de l’Agence au sujet de l'efficacité des mesures établies pour surveiller la mise en œuvre et assurer le suivi des plans d'action de la direction qui répondent aux recommandations des services de vérification interne, du BVG, d'autres vérificateurs ou d'autres organismes centraux.
  • Le dirigeant principal de la vérification est chargé de faire rapport périodiquement au comité de vérification dans le but d'indiquer si les plans d'action de la direction ont été mis en œuvre et, selon ses travaux de suivi axés sur le risque, s'il y a lieu de s'interroger sur l'efficacité des mesures prises. Les rapports du dirigeant principal de la vérification cerneront les secteurs où la direction a, selon les conclusions tirées, accepté un niveau de risque inacceptable pour l’Agence ou le gouvernement.

5.5 Divulgation interne d’information concernant des actes fautifs au travail :

Le comité de vérification doit examiner les plaintes et les observations, qui lui sont présentées par le haut fonctionnaire désigné par l’Agence, des employés qui ont connaissance qu’un acte fautif a été commis ou est en voie d’être commis en ce qui a trait à des pratiques comptables, des questions de vérification et des contrôles comptables internes douteux.

5.6 Présentation des états financiers et des comptes publics:

5.6.1 Le comité de vérification, de concert avec la direction, doit examiner les états financiers de l’Agence ainsi que tous les principaux jugements et toutes les principales estimations comptables qu'ils renferment et donner des conseils au président de l’Agence au sujet de toute question apparente d'importance qui peut nuire à la présentation fidèle des états.

5.6.2 Si les états financiers de l’Agence font l'objet d'une vérification, le comité de vérification doit examiner:

  • les états financiers vérifiés en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction et discuter de toute correction importante qui doit être apportée aux états financiers par suite de la vérification et de toute difficulté ou de tout différend avec la direction qui s'est produit au cours de la vérification;
  • les lettres de recommandations qui découlent de la vérification externe des états financiers de l’Agence ou des comptes publics;
  • les constatations et les recommandations du vérificateur au sujet des contrôles internes en place pour établir des états financiers;
  • le cas échéant, le rendement du vérificateur externe.

5.7 Rapports sur les risques et sur la reddition de comptes:

  • Le comité de vérification est chargé d'examiner le profil de risque de l’Agence et de donner tout conseil pertinent à ce sujet au président de l’Agence.
  • Le comité de vérification est également chargé d'obtenir des copies du Rapport sur les plans et les priorités, du Rapport ministériel sur le rendement et de tout autre rapport important de reddition de comptes de l’Agence. Ces documents serviront de fondement aux travaux du comité et aux conseils à donner au président de l’Agence. Au fil du temps, et avec l'expérience favorable acquise à examiner ces documents, le comité de vérification sera en mesure de cerner les inexactitudes ou les omissions importantes dans ceux-ci et de donner des conseils à ce sujet.
  • Le comité de vérification peut aussi obtenir, à titre d'information, des copies des plans et des rapports produits par les services d'évaluation de l’Agence. Il peut inviter le dirigeant de l'évaluation à donner des séances d'information sur ces documents.

6.0 Compte rendu des activités du Comité de vérification

6.1 Le comité de vérification doit préparer à l'intention du président de l’Agence un rapport annuel qui:

  • résume les activités du comité et les résultats de ses examens;
  • présente l'évaluation qu'a faite le comité du système de contrôle interne de l’Agence;
  • expose toutes les grandes préoccupations du comité à l'égard du cadre et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l’Agence;
  • présente l'évaluation qu'a faite le comité de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne;
  • présente, au besoin, des recommandations pour améliorer les processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes, y compris des recommandations pour améliorer la fonction de vérification.

6.2 Le président de l’Agence doit être pleinement informé du contenu du rapport annuel du comité de vérification avant qu'il ne soit mis au point définitivement.

6.3 Ce rapport doit être présenté au contrôleur général sans retard indu (c.-à-d., en règle générale un ou deux mois suivant sa présentation au président).

7.0 Évaluation du rendement du Comité de vérification

7.1 Le comité de vérification doit:

  • procéder périodiquement à l’auto-évaluation de son rendement;
  • se soumettre, au moins une fois tous les quatre ans, à une évaluation externe de son rendement, laquelle doit être réalisée par le BVG et constitue un élément clé de l’inspection de la fonction de vérification interne de l’Agence.