Agence de promotion économique du Canada atlantique
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Vérification sur la diligence raisonnable

Plan d’action de la direction

Janvier 2011

Recommandation 1 :

Une plus grande attention devrait être portée à la section du profil du SP. Par définition, un bon profil procure un aperçu concis de renseignements clés comprenant au moins les antécédents du client, sa structure de propriété, les points saillants de son rendement financier, ses ressources physiques et humaines, sa réputation ainsi que celle de ses produits et services, et tout autre renseignement pertinent.

Type de recommandation :

Recommandations clés

Réponse de la direction :

D’accord

Mesures prévues :

Passer en revue les politiques, les procédures et les outils de soutien existants (fichiers d’aide, wikis, etc.) pour s’assurer que les lignes directrices et les directives sont claires.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Mesures prévues :

Insister sur la conformité à des exigences adéquates sur le plan de la documentation dans le cadre de la formation sur QAccess et le processus de travail.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes

Date d’achèvement prévue :

En cours

Mesures prévues :

Les résultats de la vérification seront abordés à la table des directeurs régionaux du DE et à la table des gestionnaires régionaux de programme – les personnes qui approuvent les SP doivent veiller au respect des normes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes

Date d’achèvement prévue :

Le 31 janvier 2011

Mesures prévues : 

Les résultats de la vérification seront abordés dans les régions avec le personnel chargé de l’exécution des programmes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeurs régionaux, Développement Économique (DE)

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Recommandation 2 :

Le résultat de l’évaluation du critère de conformité à la définition de PME de la part du promoteur devrait être clairement documenté dans le SP.

Type de recommandation :

Recommandations clés

Réponse de la direction :

Rejeté. Les petites et moyennes entreprises (PMEs) sont définies comme étant des entreprises de moins de 500 employés dont le chiffre d’affaires est inférieur à 50 M$. Plus de 95 % des entreprises du Canada atlantique sont conformes à cette définition. Même celles qui ne le sont pas peuvent être admissibles à une aide financière. Le chiffre d’affaires et les employés temps plein (ETP) des entreprises sont pris en compte dans le processus d’évaluation; le fait d’indiquer pour chaque projet si le promoteur « répond à la définition de PME » n’ajoute rien de pertinent et n’a aucun effet sur la décision.

Mesure prévue :

Réviser les politiques et procédures existantes et supprimer toute mention de la nécessité de documenter dans chaque SP si le promoteur est conforme à la définition de PME.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes

Date d’achèvement prévue :

Le 30 septembre 2011

Recommandation 3 :

Des mesures devraient être prises afin d’encourager les gestionnaires de compte de se prononcer sur chaque étape/partie du processus d'évaluation. En outre, des niveaux minimaux d’analyse/documentation et de soutien devraient être établis pour tous les domaines clés des évaluations de projets commerciaux.

Type de recommandation :

Recommandations clés

Réponse de la direction :

D’accord

Mesures prévues :

Passer en revue les politiques, les procédures et les outils de soutien existants (fichiers d’aide, wikis, etc.) pour s’assurer que les lignes directrices et les directives sont claires.

Insister sur la conformité à des exigences adéquates sur le plan de la documentation dans le cadre de la formation sur QAccess et le processus de travail.

Les résultats de la vérification seront abordés à la table des directeurs régionaux du DE et à la table des gestionnaires régionaux de programme – les personnes qui approuvent les SP doivent veiller au respect des normes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Mesures prévues :

Les résultats de la vérification seront abordés dans les régions avec le personnel chargé de l’exécution des programmes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeurs régionaux, DE

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Recommandation 4 :

Toutes différences significatives entre les renseignements contenus dans le formulaire de demande et ceux qui figurent dans le SP devraient être clairement identifiées et expliquées.

Type de recommandation :

Recommandations clés

Réponse de la direction :

D’accord

Mesures prévues :

Passer en revue les politiques, les procédures et les outils de soutien existants (fichiers d’aide, wikis, etc.) pour s’assurer que les lignes directrices et les directives sont claires.

Insister sur la conformité à des exigences adéquates sur le plan de la documentation dans le cadre de la formation sur QAccess et le processus de travail.

Les résultats de la vérification seront abordés à la table des directeurs régionaux du DE et à la table des gestionnaires régionaux de programme – les personnes qui approuvent les SP doivent veiller au respect des normes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Mesures prévues :

Les résultats de la vérification seront abordés dans les régions avec le personnel chargé de l’exécution des programmes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeurs régionaux, DE

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Recommandation 5 :

Des procédures devraient être mises en œuvre afin que l’autorité des signataires soit vérifiée et confirmés avant qu’une décision finale ne soit prise concernant l’investissement. S’il y a plus d’un actionnaire, cette autorité devrait être confirmée par écrit par tous les actionnaires et un suivi régulier devrait être fait. Il serait judicieux d’obtenir des conseils juridiques à cet égard.

Type de recommandation :

Recommandations clés

Réponse de la direction :

D’accord

Mesures prévues :

Les politiques et les procédures doivent être modifiées afin d’établir les normes minimales à respecter ou de mieux les préciser.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes, SS

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Mesures prévues :

Les résultats de la vérification seront abordés à la table des directeurs régionaux du DE et à la table des gestionnaires régionaux de programme.

Les résultats de la vérification seront abordés dans les régions avec le personnel chargé de l’exécution des programmes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeurs régionaux, DE

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Recommandation 6 :

Des mesures doivent être mises en œuvre afin de s’assurer qu’un suivi des demandes incomplètes est effectué, que les renseignements/données requis sont obtenus et consignés dans notre base de données et que tout renseignement nécessaire au processus d’évaluation est obtenu et versé au dossier. 

Type de recommandation :

Pour fin d’amélioration

Réponse de la direction :

D’accord

Mesures prévues :

Les politiques et les procédures doivent être modifiées afin d’établir les normes minimales à respecter.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes, SS

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Mesures prévues :

Les résultats de la vérification seront abordés à la table des directeurs régionaux du DE et à la table des gestionnaires régionaux de programme.

Les résultats de la vérification seront abordés dans les régions avec le personnel chargé de l’exécution des programmes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeurs régionaux, DE

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Recommandation 7 :

Les agents d’affaires devraient évaluer et documenter leur indépendance et celle de toute autre personne participant à l’évaluation d’un projet. Plus précisément, ils devraient indiquer qu’ils ont identifié et évalué les circonstances et les relations qui représentent des menaces à l’indépendance ainsi que les mesures prises pour les éliminer ou les ramener à un niveau acceptable par la mise en œuvre de mécanismes de protection. Une section du SP ou un nouveau formulaire pourrait être créé à cette fin et versé/présenté au dossier de chaque projet.

Type de recommandation :

Pour fin d’amélioration

Réponse de la direction :

Rejeté. Nous nous opposons à ce que les agents d’affaires soient tenus d’attester ou de documenter leur indépendance pour chaque dossier. Les employés doivent se conformer à leur code de conduite et aux règlements sur les conflits d’intérêts; à notre avis, c’est suffisant. Il ne donne rien de procéder de la sorte pour chaque dossier, car de toute façon il revient à la personne de déterminer si elle est en conflit d’intérêts et, le cas échéant, de le déclarer.

Mesure prévue :

Cette question sera soulevée à la table des directeurs généraux d’ED, et nous verrons notamment si les agents d’affaires devraient être affectés aux mêmes clients pendant de longues périodes, en se demandant si le fait d’être « trop proches » d’eux comporte un risque. Devrait-on envisager un remaniement occasionnel des portefeuilles?

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes, SS

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Recommandation 8 :

Des exigences minimales, dont l’obligation d’étayer les renseignements avec des données de tiers suffisantes et  appropriées, devraient être ajoutées à la politique actuelle.  Par exemple, le niveau de documentation requise afin d’étayer l’exactitude et le caractère raisonnable des coûts d’un projet devrait être communiquée aux agents d’affaires.

Type de recommandation :

Recommandations clés

Réponse de la direction :

D’accord

Mesures prévues :

Passer en revue les politiques, les procédures et les outils de soutien existants (fichiers d’aide, wikis, etc.) pour s’assurer que les lignes directrices et les directives sont claires.

Insister sur la conformité à des exigences adéquates sur le plan de la documentation dans le cadre de la formation sur QAccess et le processus de travail.

Les résultats de la vérification seront abordés à la table des directeurs régionaux du DE et à la table des gestionnaires régionaux de programme – les personnes qui approuvent les SP doivent veiller au respect des normes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Mesures prévues :

Les résultats de la vérification seront abordés dans les régions avec le personnel chargé de l’exécution des programmes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeurs régionaux, DE

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Mesure prise :

Au cours des 15 derniers mois, il y a eu cinq séances de formation sur la diligence requise pour les projets commerciaux. Au total, une centaine d’agents ont reçu cette formation, qui remet notamment en question les idées reçues concernant l’exactitude et le caractère raisonnable des coûts.

Recommandation 9 :

Les recherches dans les registres corporatifs devraient être faites pour chaque nouvelle demande et les résultats devraient être attentivement comparés aux renseignements fournis par le promoteur. Toute variation devrait faire l’objet d’une enquête minutieuse avant que ne soit prise la décision finale relative à l’investissement. En outre, les résultats de ces recherches devraient être examinés et mis à jour régulièrement. Pour les projets qui sont retardés en attendant l’approbation finale du financement, un délai devrait être fixé pour déterminer la durée nécessaire avant d’entamer une nouvelle recherche.

Type de recommandation :

Recommandations clés

Réponse de la direction :

D’accord

Mesures prévues :

Les politiques et les procédures doivent être examinées afin d’établir les normes minimales à respecter à cet égard ou de mieux les préciser.

Les résultats de la vérification seront abordés à la table des directeurs régionaux du DE et à la table des gestionnaires régionaux de programme – les personnes qui approuvent les SP doivent veiller au respect des normes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Mesures prévues :

Les résultats de la vérification seront abordés dans les régions avec le personnel chargé de l’exécution des programmes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeurs régionaux, DE

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Mesures prise :

Exécution des programmes mène actuellement des consultations avec les services juridiques en vue d’élaborer des politiques et des procédures sur cette question.

Recommandation 10 :

Conformément à la politique, l’évaluation de l’apport différentiel devrait être fondée sur la déclaration du demandeur et validée par un examen des autres possibilités d’investissement du demandeur, des projections et des besoins financiers, de la disponibilité du financement et de l’existence ou non d’engagements irréversibles à l’égard de coûts importants du projet. Les éléments probants de cette évaluation devraient être versés aux dossiers des projets.

Type de recommandation :

Recommandations clés

Réponse de la direction :

D’accord

Mesures prévues :

Passer en revue les politiques, les procédures et les outils de soutien existants (fichiers d’aide, wikis, etc.) pour s’assurer que les lignes directrices et les directives sont claires.

Insister sur la conformité à des exigences adéquates sur le plan de la documentation dans le cadre de la formation sur QAccess et le processus de travail.

Les résultats de la vérification seront abordés à la table des directeurs régionaux du DE et à la table des gestionnaires régionaux de programme – les personnes qui approuvent les SP doivent veiller au respect des normes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Mesures prévues :

Les résultats de la vérification seront abordés dans les régions avec le personnel chargé de l’exécution des programmes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeurs régionaux, DE

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Recommandation 11 :

Toutes les nouvelles demandes devraient faire l’objet d’une vérification de la solvabilité. Un échéancier précis devrait être établi pour déterminer la durée de validité des vérifications de solvabilité et la fréquence des mises à jour.

Type de recommandation :

Recommandations clés

Réponse de la direction :

D’accord

Mesures prévues :

Passer en revue les politiques, les procédures et les outils de soutien existants (fichiers d’aide, wikis, etc.) pour s’assurer que les lignes directrices et les directives sont claires et établir des normes minimales.

Les résultats de la vérification seront abordés à la table des directeurs régionaux du DE et à la table des gestionnaires régionaux de programme – les personnes qui approuvent les SP doivent veiller au respect des normes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Mesures prévues :

Les résultats de la vérification seront abordés dans les régions avec le personnel chargé de l’exécution des programmes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeurs régionaux, DE

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Mesure prise :

La solvabilité de TOUS les clients commerciaux est vérifiée mensuellement au moyen d’un processus automatisé en place depuis plus de 10 ans; s’il y a un point négatif dans le rapport sur un client (chèque sans provisions, poursuite, privilège, jugement, etc.) depuis la dernière mise à jour mensuelle, un avis est envoyé automatiquement par courriel à l’agent chargé du dossier pour qu’il le surveille.

Recommandation 12 :

L’analyse de sensibilité du module du SP dans QAccess devrait être modifiée de façon à donner plus de souplesse aux agents d’affaires. Ceux-ci devraient pouvoir appliquer n’importe quel facteur de sensibilité à n’importe quel solde et documenter leur choix de facteur.

Type de recommandation :

Recommandations clés

Réponse de la direction :

D’accord. L’outil d’analyse actuelle a été élaboré comme solution de compromis en raison de limites technologiques (rapport coût-avantages) au moment de la conception du module (il y a plus de 10 ans). Cette question est jugée prioritaire depuis un certain temps. Il existe de nouvelles technologies qui nous permettent maintenant de revenir là-dessus.

Mesure prévue :

L’outil d’analyse sera remplacé par une solution plus souple et adéquate.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes

Date d’achèvement prévue :

Le 31 décembre 2011

Mesures prises :

Un groupe de travail a été mis sur pied et chargé de trouver ou d’élaborer une nouvelle solution qui soit adaptée aux besoins établis.

Différentes possibilités sont envisagées (solutions de série ou élaborées sur mesure au moyen d’outils pris en charge par Microsoft).

Recommandation 13 :

Des mesures devraient être prises pour établir et énoncer clairement le degré de diligence raisonnable à utiliser, compte tenu du genre de modification (vérifications par un tiers à exécuter, normes de vérification de la solvabilité et vérification du registre, confirmations par des tiers, etc.).

Type de recommandation :

Pour fin d’amélioration

Réponse de la direction :

D’accord

Mesures prévues :

Passer en revue les politiques, les procédures et les outils de soutien existants (fichiers d’aide, wikis, etc.) pour s’assurer que les lignes directrices et les directives sont claires.

Insister sur la conformité à des exigences adéquates sur le plan de la documentation dans le cadre de la formation sur QAccess et le processus de travail.

Les résultats de la vérification seront abordés à la table des directeurs régionaux du DE et à la table des gestionnaires régionaux de programme – les personnes qui approuvent les SP doivent veiller au respect des normes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeur des programmes

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Mesures prévues :

Les résultats de la vérification seront abordés dans les régions avec le personnel chargé de l’exécution des programmes.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

Directeurs régionaux, DE

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011

Recommandation 14 :

Il serait judicieux d’établir une structure normalisée de montage des dossiers que toutes les régions devraient adopter. Cette façon de procéder assurerait l’uniformité entre les régions en plus d’améliorer l’efficacité et la qualité du contrôle parce qu’il serait plus facile de déterminer les renseignements manquants et de faire le contrôle.

Type de recommandation :

Pour fin d’amélioration

Réponse de la direction :

D’accord. Une approche commune avait été établie par le passé (il fallait avoir un fichier-maître des clients en plus de dossiers de projets, avec des attentes précises quant au contenu et au classement). De toute évidence, cette approche n’a pas été mise en œuvre ou adoptée de façon uniforme dans toutes les régions. 

Mesures prévues :

Examiner les procédures et les exigences actuelles.
Examiner les pratiques existantes et les pratiques exemplaires dans chaque région.
Envisager les incidences sur des aspects autres que le DE et le PDE.
Établir une norme ministérielle qui sera respectée dans toutes les régions.
Élaborer un plan de mise en œuvre.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

SS et gestionnaires régionaux de programme

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2012

Recommandation 15 :

Le processus d’examen par les gestionnaires de programme devrait être revu et clarifié. Plus précisément, d’autres lignes directrices devraient être élaborées, et des mesures et un degré de documentation minimums devraient être établis dans le cadre du processus d’examen et d’approbation par les gestionnaires de programme.

Type de recommandation :

Recommandations clés

Réponse de la direction :

D’accord. Nous convenons qu’il y a lieu de mieux définir et de clarifier les rôles et les responsabilités des gestionnaires et ce que l’on attend d’eux dans le contexte de l’examen des dossiers. Les gestionnaires doivent procéder à un examen rigoureux et à une gestion permettant de s’assurer que les normes ministérielles sont respectées. Nous ne croyons pas qu’il faille établir d’autres lignes directrices. Il serait préférable d’uniformiser l’interprétation et l’application des lignes directrices actuelles dans toutes les régions.

Mesures prévues :

Les résultats de la vérification seront abordés à la table des directeurs régionaux du DE et à la table des gestionnaires régionaux de programme – les personnes qui approuvent les SP doivent veiller au respect des normes.

Il y a lieu d’envisager des possibilités en vue de faire en sorte que le processus d’examen permette d’assurer le respect des normes ministérielles et rehausse le processus décisionnel.

Gestionnaire de centre de responsabilité :

SS et directeurs régionaux, DE

Date d’achèvement prévue :

Le 31 mars 2011